Filing Service in Public Administration

Diplomová práce se zabývá analýzou spisové služby a archivnictví. Teoretická část je zaměřena na definování základních pojmů, obsahuje popis životního cyklu dokumentů. Důležitou součástí spisové služby je tvorba spisu, která se řídí platnou legislativou. Životní cyklus dokumentů a spisů je uzavřen v rámci skartačního řízení, jeho jednotlivé kroky jsou v diplomové práci popsány. Praktická část je zaměřena na dosažení cílů stanovených v diplomové práci. Zabývá se spisovou službou konkrétního veřejnoprávního původce, kterým je Městský úřad Kamenice nad Lipou. Popisuje vývoj spisové služby na městském úřadu, implementaci elektronického systému spisové služby a zahájení provozu datových schránek. Cílem práce je zhodnotit, jaké přínosy má zavedení elektronického systému spisové služby a zda díky informačním technologiím mohou veřejnoprávní původci dosahovat úspor ve svých rozpočtech. Budou zhodnocena pozitiva i negativa analogové i elektronické podoby spisové služby a nastínění, zda všichni veřejnoprávní původci jsou schopni vykonávat spisovou službu dle platných zákonů.The thesis deals with the analysis of filing service and archival science. The theoretical part is focused on definition of the basic terms and contains a description of the document lifecycle. An important part of the filing service is the creation of the file which is governed by the applicable legislation. Life cycle of documents and files is ending within the shredding proces. The individual steps are described in the thesis. The practical part is focused on achieving of the targets in this thesis. It deals with the filing service of a specific public originator which is the Municipality of Kamenice nad Lipou. There is described the evolution filing service in the municipal office, the implementation of an electronic filing service system and start of data boxes operations. The goal of the thesis is valorize the benefits of the introduction of electronic filing services and if public originators can achieve savings due to this information technologies. There will be evaluated positives and negatives of both analog and electronic form filing service and whether all public originators are able to practice filing services by applicable laws