De la inundación documental a la navegación digital

Propósito Intellectum es el Repositorio Institucional de La Universidad de La Sabana consolidado como un sistema de información especializado que recupera, preserva y dispone el resultado de la labor investigativa y académica de la comunidad universitaria. Custodia información en todas las áreas del conocimiento y la transfiere a clientes internos y externos por medio de canales no presenciales. Objetivos Recuperar la memoria documental de La Universidad de La Sabana producto de investigaciones realizadas y recopilación de memoria institucional con el fin de mostrarla al mundo de una forma lógica y ordenada facilitando su aprovechamiento.Simplificar los procesos de acceso a la información académica e institucional de calidad.Generar valor compartido en la región disponiendo las diferentes investigaciones realizadas por la Comunidad Universitaria fortaleciendo un canal de acceso a la información académica líder a nivel regional.Dar visibilidad y reconocimiento a la universidad, investigadores, docentes y estudiantes en general que aportan su producción intelectual a Intellectum. Antecedentes En el mes de Mayo de 2011 ocurre un suceso que pondría a prueba los cimientos estructurales de la Universidad de La Sabana. En ese mes dos inundaciones sucesivas amenazaron la integridad de la Institución llevándose consigo algo más valioso que el mobiliario y la naturaleza del campus. Esas dos inundaciones generaron la perdida de incalculable y valiosa información conservada en equipos de cómputo y documentos físicos de todos los edificios, laboratorios y la Biblioteca Institucional. Más de un millón de metros cúbicos de agua entraron a la Universidad de La Sabana a través de un boquete de 18 metros en un jarillón que la protegía de la fuerza natural del río Bogotá. Éste suceso surgió dejando inservibles incuantificables documentos con información relevante académicamente. Cuando empezó la recuperación de la situación, se vieron los estragos y la dimensión de lo ocurrido evidenciando que era necesario aplicar correcciones a los procesos del manejo de la información en la Universidad: Era necesario centralizar el proceso de recolección de información académica de la Universidad.Debía aplicarse un plan de almacenamiento, conservación, preservación y divulgación óptima de la información producida institucionalmente. Producto de esta exigencia, se motivó a las directivas de la Biblioteca a buscar soluciones que permitieran a perpetuidad evitar la pérdida documental y garantizar el acceso a la información como uno de los activos más importantes de la Institución. Justificación El Repositorio Institucional en su desarrollo permite que la comunidad Unisabana contribuya a la preservación digital generando flujos de trabajo que optimicen la visibilidad de los contenidos producidos académicamente. Todas las personas de la comunidad son vistas como clientes potenciales del Repositorio, ya sea de forma contributiva sometiendo su producción intelectual a los requerimientos de conservación o beneficiándose de la documentación analizada y dispuesta a su servicio. El proyecto pretende disponer de herramientas tecnológicas que contribuyan al acceso de información de alta calidad, para afianzar las fuentes de información en la comunidad universitaria. Se evitará la multiplicidad de recursos sin criterios bibliográficos y se facilitará el acceso a documentos de investigación minimizando costos y tiempos de consulta. Intellectum busca afianzarse para contribuir socialmente asistiendo a la academia en la producción de nuevos conocimientos, gestionando permanentemente el uso y producción de documentos electrónicos por parte de la Comunidad Universitaria, siendo una red de conocimiento local que asegure instrumentos de autogestión del saber institucional y en la región. Desarrollo El proyecto recientemente cuenta con 7 macro comunidades: Trabajos de grado.Recursos Educativos Digitales.Memoria institucional.Artículos de Revistas Científicas.Archivo Histórico Cipriano Rodríguez Santamaría.Artículos de Investigación Indexados y Otros Documentos. Estas comunidades albergan más de 14.000 documentos analizados según el formato Dublin Core, de los cuales 8.600 son de consulta totalmente libre y abierta. Actualmente existen en el aplicativo aproximadamente 6.000 documentos que están debidamente analizados pero no son de libre acceso porque tienen algún tipo de embargo los cuales se irán liberando paulatinamente al público. El sistema opera sobre el software Dspace versión 4.1 y se integra con el OJS institucional lo que permite que los niveles de consulta y acceso mejoren significativamente arrojando las siguientes estadísticas: Estadísticas generales Enero de 2015 - Julio de 2015 Visitas a colecciones 28.540 Items Archivados 1.084 Documentos visualizados 560.304 Registros visualizados 469.599 Búsquedas realizadas 1.109.370 Recientemente se está trabajando por extender de forma transversal las políticas de uso y acceso ligadas al sistema de gestión de calidad de la Universidad así como un plan de regionalización que apunte al sector de la provincia Sabana – Centro en el departamento de Cundinamarca. Moderadamente se ha venido incursionando en las redes sociales con el fin de crear grupos de interés a través de estos mecanismos de interacción a nivel digital. En el momento el imberbe fan page del Repositorio cuenta con 520 likes que le significan un alcance promedio semanal de 4.837 personas y una interacción con la página de 123 personas semanalmente, cifra que se espera se incremente conforme se posiciona el aplicativo de forma colectiva. Estado actual y Plan de difusión El Repositorio Institucional se desarrolla bajo políticas de acceso abierto a la información devolviendo a la sociedad el conocimiento académico gestionado. El proyecto desde sus inicios se creó como la copia de más alta seguridad del conocimiento académico de la Universidad. La solidez del repositorio le ha permitido ser garante de la custodia de documentación de alto valor histórico para Colombia como lo es la colección del Archivo Histórico Cipriano Rodríguez Santamaría que alberga información desde los años 1.700 en aspectos jurídicos, económicos, sociales y religiosos. En el plan de divulgación se pretende realizar una campaña de expectativa, lanzamiento y posicionamiento de las cuales las dos primeras comprenden la socialización al interior de la comunidad universitaria y el posicionamiento pretende brindar aspectos de valor compartido a nivel regional. Esta fase del proyecto mostrara el concepto de contribuir a generar beneficios sociales a través del desarrollo colaborativo de herramientas de gestión del conocimiento de libre acceso. http://intellectum.unisabana.edu.co