Toimintojen kehittäminen taloushallintojärjestelmissä: Case Laurea talouspalvelut

Opinnäytetyön aiheena on toimintojen kehittäminen taloushallintojärjestelmissä. Toimeksiantajana opinnäytetyössä toimi Laurea-ammattikorkeakoulu Oy. Työn tavoitteena oli selvittää mitä toimintoja Laurean taloushallintojärjestelmien käytössä voisi automatisoida tai muuten kehittää prosessien sujuvoittamiseksi. Teoriaviitekehys koostuu kolmesta pääaiheesta, jotka ovat kirjanpito, digitalisaation vaikutukset taloushallintoon ja yrityksen keinot digitalisaation hyödyntämiseen. Kirjanpito-osuudessa käydään läpi keskeisiä taloushallinnon kokonaisuuksia, kuten kirjanpitoprosessi ja tilinpäätös. Toisessa osuudessa keskitytään digitalisaation tuomiin muutoksiin taloushallinnon alalle ja pyritään vastaamaan yleisellä tasolla, miksi automatisaation hyödyntäminen taloushallinnossa on tärkeää. Viimeisessä osuudessa pohditaan miten yritykset voivat hyödyntää tehokkaasti digitalisaation tuomaa muutosta alalle. Opinnäytetyössä käytettiin tutkimusmenetelmänä ryhmähaastattelua. Menetelmäksi valittiin haastattelu, sillä sen avulla saadaan kerättyä syvällistä tietoa. Haastattelu oli rakenteeltaan teemahaastattelu eli haastattelu eteni ennalta suunniteltujen teemojen mukaisesti. Näin haastattelu antoi haastatelluille tilaa tuoda omia näkemyksiään, pitäen kuitenkin haastattelussa selkeän rakenteen teemojen avulla. Haastattelun avulla pyrittiin selvittämään, mitä toimintoja tai prosesseja nykyisissä Laurean taloushallintojärjestelmissä voisi kehittää. Tarkoituksena oli selvittää, miten Laurea voi hyödyntää digitalisaation tuomaa muutosta alalle järjestelmien käytössä. Haastattelun pohjalta tehdyt kehitysehdotukset liittyvät ajankäyttöön, prosessien toistuvuuteen, päällekkäisiin toimintoihin, sekä automatisoituihin toimintoihin. Ajankäyttöä voidaan tehostaa taloushallinnossa vähentämällä kaikkea manuaalista työtä, kuten tulostamista. Maksukehotuksiin ja laskutuspyyntöihin liittyviä ongelmia voidaan vähentää järjestelmän toimintojen avulla. Ajankäyttöä voidaan tehostaa myös yhtenäistämällä järjestelmiä. Toistuvia prosesseja voidaan karsia esimerkiksi kuukausi- ja sopimuslaskutuksessa, sekä tositteiden tallentamisessa. Päällekkäisiä toimintoja voidaan taas karsia esimerkiksi eri yksiköiden tai tiimien välillä. Automatisoituja toimintoja voidaan hyödyntää ostoreskontrassa muun muassa toimittajarekisterin perustamisessa, tiliöinneissä ja maksuaineiston muodostamisessa. Myyntireskontrassa automatiikkaa voidaan hyödyntää muun muassa myyntilaskujen muodostumisessa, suoritusten kohdistumisessa ja perinnässä. Kirjanpidossa automaattisia toimintoja voidaan taas hyödyntää muun muassa lainalyhennyksissä, tase-erittelyissä, sekä veroilmoituksissa