Development of the building handover process

Luovutusprosessin tarkoituksena on siirtää valmiin kohteen omistus ja hallinta urakoitsijoilta omistajille ja käyttäjille. Asiakaslähtöisyyden korostumisen, hankkeiden teknistymisen ja osapuolten määrän kasvun myötä luovutuksen asema ydinprosessina on entisestään kasvanut viime vuosina. Luovutusprosessi on kuitenkin usein varsin puutteellisesti toteutettu, mikä näkyy muun muassa niin, että työt ovat keskeneräisiä vielä luovutusvaiheessa, laatuvirheitä paljastuu vastaanottotarkastuksessa, luovutusasiakirjat ovat puutteellisia ja luovutus ei perustu tilaajan ja toteuttajan aktiiviseen yhteistyöhön. Luovutuksen kehittämiseksi mallinnettiin aluksi sekä asuntokohteen että toimistokohteen luovutusprosessit osallistuvien yritysten ja VTT:n yhteisissä workshopeissa. Tämän jälkeen selvitettiin luovutukseen liittyvät ongelmat ja kehittämistarpeet, joista keskeisimpiä olivat suunnitelmien yhteensopimattomuus, puutteellinen aikataulusuunnittelu, luovutusaikataulusta lipsuminen, luovutustehtävien laiminlyönti, käytönopastus sekä tilaajan ja toteuttajan yhteistyö. Asuntokohteen luovutusprosessia päätettiin uudistaa 10 toimenpiteen ja toimistokohteen 14 toimenpiteen avulla. Erittäin tärkeänä pidettiin, että myös aliurakoitsijat ja suunnittelijat laativat resurssipohjaiset aikataulut, mikä luo edellytykset rakentamisen ja luovutusvaiheen realistiselle aikataulu-suunnittelulle ja toteutukselle. Tärkeimmät luovutukseen liittyvät tehtävät, kuten luovutusaineiston kokoaminen, luovutusvaiheen alku ja toimintakoevalmius, tulisi sitoa maksuposteihin. Valvonta-suunnitelman laatua, käytönopastusta, asukkaiden informointia sekä tilaaja-toteuttajayhteistyötä pitäisi myös kehittää. Muutostoimenpiteiden vieminen käytäntöön jäi yritysten hoidettavaksi projektin päätyttyä. Luovutusprosessin mittaaminen todettiin ongelmalliseksi, koska on vaikeata selvittää, mikä vaikutus rakentamisprosessilla on ollut luovutusprosessin onnistumiseen. Lisäksi prosessin tehokkuuden ja toimivuuden arviointi ja vertailu on hankalaa. Toimivan ja tehokkaan luovutusprosessin edellytyksenä on, että 1.Luovutusprosessi sekä sen tehtävät ja vastuuhenkilöt on selkeästi määritetty ja kuvattu 2. Luovutusprosessiin osallistuvat tuntevat prosessin ja oman tehtävänsä siinä 3. Prosessin osallistujat ovat motivoituneet hoitamaan omat luovutustehtävänsä hyvin 4. Osallistujien on mahdollista hoitaa luovutus suunnitellusti 5. Myös asiakas osallistuu vastuullisesti luovutukseen yhteistyössä urakoitsijoiden kanssa. Vaikka luovutusprosessiin ei tehtykään radikaaleja muutoksia, kehityshankkeen aikana vahvistui käsitys, että luovutusprosessi on mahdollista saada erittäin hyvin toimivaksi ja tehokkaaksi, mikäli kattavasti toteutetaan kehitystyön tuloksena löydetyt parannukset prosessiin