Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan Dalam Rangka Mendukung Pengendalian Intern Perusahaan : Studi Kasus pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sistem yang harus diterapkan perusahaan secara efektif dan efesien, karena penggajian dan pengupahan merupakan kegiatan yang mutlak dilakukan guna menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan menyangkut tenaga-tenaga pelaksana yang selalu berupaya terus-menerus untuk memajukan perusahaan. Dalam hal ini perusahaan harus mampu mendistribusikan laba yang diperoleh untuk kesejahteraan karyawan yaitu salah satunya melalui gaji dan upah. PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang asuransi jiwa di Indonesia. Penggajian karyawan pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang diberikan kepada karyawan organik (karyawan tetap) seperti Kepala Pemasaran Distrik (KPD), Unit Manajer (UM), Kepala Pemasaran Unit (KPU), Kepala Tata Usaha Distrik (KTUD), dan Staf Tata Usaha. Penggajian karyawan dilakukan dalam dua periode, periode pertama diberikan pada pertengahan bulan dan periode kedua diberikan pada akhir bulan. Sedangkan upah diberikan kepada karyawan non organik (dinas luar) yaitu bagian pemasaran, tingkat besarnya upah ditentukan berdasarkan hasil perolehan Uang Premi Pertama (UPP) dengan cara memasarkan produk asuransi dan perolehan Uang Premi Lanjutan (UPL) yang diperoleh dari hasil penagihan kepada nasabah yang premi asuransinya telah jatuh tempo. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sangat berperan dalam pengendalian intern perusahaan. Dengan adanya sistem akuntansi ini maka dapat mencegah adanya kecurangan, kesalahan, dan kecerobohan dalam pelaksanaan prosedur penggajian dan pengupahan karyawan. Selain itu sistem akuntansi pengajian dan pengupahan digunakan untuk meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya kebenaran data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi, sehingga pengendalian intern perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Permasalahan yang diteliti adalah bagaimana sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan yang diterapkan oleh PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang. Sedangkan tujuan dari penelitian adalah mengevaluasi sejauh mana sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan dapat mendukung pengendalian intern perusahaa serta melakukan perbaikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan untuk mendukung pengendalian intern PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang. Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif dengan studi kasus pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang. Fokus penelitian ini adalah struktur organisasi, formulir dan dokumen, serta jaringan prosedur penggajian dan pengupahan. Lokasi penelitian dilakukan pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang di Jl. Letjend. S. Parman Kavling 2 No.82 Kotamadya Malang. Sumber data primer pada penelitian ini diperoleh dari bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu Kepala Tata Usaha Distrik (KTUD) dan sataf Tata Usaha sedangkan data sekunder diperoleh dari formulir dan dokumen. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi dengan menggunakan instrumen penelitian berupa pedoman wawancara, pedoman dokumentasi, dan lembar pengamatan untuk mencatat hasil pengamatan. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menganalisis struktur organisasi yang berkaitan dengan job description karyawan, menganalisis formulir dan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan, menganalisis sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan karyawan apakah sudah memenuhi unsur-unsur pegendalian intern, serta memberikan alternatif pemecahan masalah yang baik dan berguna bagi perusahaan. Dari hasil analisis menunjukkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya, Distrik Malang masih terdapat beberapa kelemahan yang kurang dapat mendukung pengendalian intern perusahaan yaitu Kasir masih merangkap sebagai pembuat Daftar Hadir Karyawan, merinci tunjangan dan gaji, merekap tunjangan dan gaji dalam Strook Gaji, merinci upah, merinci uang transport, membuat Bukti Pengeluaran, dan sebagai pencatat dalam Lembar Kas Harian dan Jurnal Umum, jadi dalam hal ini Kasir melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir yang memungkinkan Kasir melakukan penyelewengan dengan mudah. Ada beberapa formulir yang belum dicantumkan logo dan alamat perusahaan, selain itu Tidak adanya formulir untuk merekap upah dan uang transport Customer Service (CS), dan dalam hal distribusi formulir maupun otorisasi bagian-bagian yang terkait ada beberapa hal yang menimbulkan kelemahan dalam pengendalian intern yaitu kurangnya jumlah copy formulir untuk arsip Kepala Tata Usaha Distrik (KTUD) dan Kepala Pemasaran Distrik (KPD) sehinga kurangnya pemeriksaaan dalam pengisian formulir setiap ada transaksi. Uang gaji karyawan yang ditransfer dari Kantor Pusat secara keseluruhan masih diambil oleh Kasir melalui bank, sehingga sangat rawan terhadap perampokan uang gaji. Alternatif pemecahan masalah dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan agar dapat mendukung pengendalian intern adalah Kasir sebaiknya hanya melakukan perekapan rincian tunjangan dan gaji ke dalam Strook Gaji, merinci upah, uang transport, dan membuat Bukti Pengeluaran. Selanjutnya pembuat Daftar Hadir Karyawan, merinci tunjangan dan gaji, serta pencatatan dalam Lembar Kas Harian dan Jurnal Umum bisa dilakukan oleh Pembantu Umum (PU). Logo dan alamat perusahaan perlu dicantumkan dalam setiap formulir guna mempermudah mengidentifikasi asal formulir, selain itu perlu dibuatkan formulir untuk merekap upah dan uang transport Customer Service (CS) dan perlu menambah jumlah copy formulir agar bagian lain bisa ikut melakukan pemeriksaan terhadap transaksi yang terjadi khususnya Kepala Tata Usaha Distrik (KTUD) dan Kepala Pemasaran Distrik (KPD). Uang gaji sebaiknya oleh Kantor Pusat langsung ditransfer ke dalam rekening masingmasing karyawan sehingga relatif aman terhadap perampokan uang gaji dan gaji dapat diambil karyawan melalui bank atau ATM