Digital hantering av följesedlar

Syfte: Syftet med studien är att undersöka vilka attityder, utmaningar och möjligheter det finns i branschen gällande förändringsarbetet vid implementering och användandet av ett nytt digitalt arbetssätt. Studien lägger fokus på förändringen av en given process från manuellt skriven pappersföljesedel till digital följesedel för leverantörer av transporttjänster samt åkerier. Frågeställningar: 1. Vilka svårigheter finns vid förändringsarbetet från manuell till digital följesedel gällande inställning, motsättningar och mognad? 2. Vilka fördelar ger en digital följesedel för individen, företaget och branschen och hur kan systemleverantörer sänka tröskeln vid övergången till det digitala? Metod: Studien har genomförts som en kvalitativ intervjustudie med åkeriföretag i byggbranschen som nyligen introducerat ett digitalt arbetssätt. Empirin består av en förstudie samt intervjuer med administrativ personal och förare på åkerierna. Slutsats: Inställningen till att arbeta digitalt med följesedlar varierade mellan professionerna förare och administrativ personal där förarna var betydligt mer avvaktande till den digitala förändringen jämfört med den administrativa personalen som var positivt inställda. Den digitala mognaden var generellt hög med undantag för den äldre generationen vilket exemplifierades av respondenterna. Annars fanns få eller nästan inga motsättningar gällande övergången till att arbeta digitalt, det fanns dessutom de som uttryckligen bad om att få genomföra förändringen. Den fördel som den digitala följesedeln främst ger är tidsvinst. När moment digitaliseras behöver förarna inte köra lika mycket och för den administrativa personalen gäller det tidsvinster i hanteringen av de arbetsrapporter som förarna skickar in. Vidare får båda professionerna bättre kontroll i sitt dagliga arbete och felmarginalerna minskar. Detta leder i längden till ökad likviditet för företagen. Miljön påverkas också positivt av att förarna kör färre mil. Branschen kan även i längden påverkas positivt av att aktörerna har bättre koll och kan effektivisera sin egen verksamhet. Systemleverantörens roll i åkeriernas genomförande av förändringen från manuell till digital hantering av följesedlar är betydlig. Genom tydlig och välriktad information och instruktioner samt betryggande stöd när problem uppstår, kan systemleverantörer underlätta både den initiala förändringen och den första tiden därefter. Att systemverktyget som brukarna ska använda är logiskt uppbyggt, enkelt att förstå och lära sig därtill användarvänligt, är nyckeln till en smidig förändring. Ytterligare en bidragande faktor till att sänka tröskeln för de som ännu inte genomgått den digitala förändringen är att låta företagen implementera i sin egen takt och därefter utvidga när trygghet har infunnit sig