Käyttäjätietoon perustuva tilahakuprosessi vuokralaisedustuspalveluissa

Teknologian nopea kehitys muuttaa työn tekemisen tapoja ja työympäristöihin kohdistuvia vaatimuksia. Työn murros ei välttämättä tarkoita toimitilojen tarpeen määrällistä vähenemistä, vaan muutostarpeet kohdistuvat ennen kaikkea ympäristön ominaisuuksiin. Tämä tutkimuksellinen kehitystyö kohdentuu valikoitujen toimitilahakuun liittyvien prosessien seurantaan ja palveluiden kehittämiseen muotoiluajattelua soveltaen. Kehitystyössä tarkastellaan tilahakupalvelua työympäristökehityksen näkökulmasta ja kartoitetaan keinoja rikkaan käyttäjätiedon integroimiseksi osaksi tilahakua. Sen tietoperusta muodostuu paitsi muotoiluajattelun ja kiinteistöalan kirjallisuuden yhdistelmästä myös alan toimijoiden tuottamasta markkinatiedosta ja asiantuntijoiden välisestä vuorovaikutuksesta. Kehitystyön aluksi tarkastellaan toimitilojen vuokrauksen taustatekijöitä ja kiinteistöalaa yleisellä tasolla sekä perehdytään toimitilahaun vallitseviin käytäntöihin. Kehitystyön määrittelyvaihe, nykytilanteen kartoitus ja palvelun kokeileva kehittäminen tuottavat havainnoinnin kautta aihioita palveluprosessien kehittämiseksi. Konseptointi- ja suunnitteluosio painottuu löydösten jalostamiseen palvelumalliksi ja osallistamisen työkaluiksi. Palvelumallin tarkoitus on selkiyttää tilahakutoimintoihin liittyviä työympäristökehityksen tukipalveluita ja tarjota keinoja kehittää palvelun käyttäjäkokemusta. Johtopäätöksenä esitetään, että erityisen huomion kohteeksi tilahaussa tulisi ottaa prosessiin lisäarvoa tuottavat pehmeät, ihmisen käyttäytymistä kuvaavat tiedot. Näin tilahakuun kohdistuvat kriteerit voidaan asettaa asiakasorganisaation todellisten tarpeiden mukaisesti ja turvata tilojen tarkoituksenmukaisuus pitkälle tulevaisuuteen