Developing human resource information systems in enterprises and a case study

İnsan kaynakları bilgi sistemi, işletmenin insan kaynaklarına ilişkin ihtiyaç duyduğu verilerin toplanmasını, saklanmasını, işlenmesini ve bunlara erişimi sağlayan bilgisayar destekli bir sistemdir. İşletmeler ihtiyaçları doğrultusunda farklı yapılardaki insan kaynakları bilgi sistemlerini kullanırlar. İnsan kaynaklarına ilişkin verilen kararlar işletme başarısında kritik role sahip olduğundan insan kaynakları bilgi sisteminin düzgün işlemesi önemlidir. Düzgün işleyen bir insan kaynakları bilgi sistemine sahip olmak için insan kaynakları bilgi sisteminin oluşturulmasında takip edilmesi gereken belirli adımlar bulunmaktadır. Bu temel adımlar; planlama, analiz, veritabanı ve yazılım geliştirme, veri aktarımı, test ve uygulamaya geçiştir. Bu adımlar farklı sektörler için benzerlik göstermekle birlikte alt adımlar, işletmenin yapısına ve ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanabilir. İnsan kaynakları bilgi sisteminin tasarımında ve uygulamaya geçirilmesinde teknik, fonksiyonel ve sosyal unsurların dengeli biçimde ele alınması, sürecin başarılı sonuçlanması için gereklidir. Düzgün işleyen bir insan kaynakları bilgi sistemi; veri doğruluğunda, işlem hızında ve verimlilikte artış; maliyetlerde düşüş sağlamaktadır. Ayrıca operasyonel faaliyetler büyük ölçüde insan kaynakları bilgi sistemi ile yürütüldüğünden stratejik faaliyetlere daha fazla zaman ayrılabilmektedir. Böylece, düzgün işleyen bir insan kaynakları bilgi sistemi işletmelere rekabet avantajı kazandırmaktadır.Human resource information system is a computerized system for collecting, storing, processing and retrieving data needed by an enterprise about its human resources. Enterprises have different types of human resource information systems due to their needs. As decisions on human resources play a critical role in an organization’s success, a proper human resource information system is important. Specific steps need to be taken to have a proper human resource information system. Main steps are; planning, analysis, database and software development, data conversion, test and implementation. Although these steps are similar for different sectors, substeps can be designed specifically according to the organization’s structure and needs. It is necessary that technical, functional and social components are treated in a balanced way in design and implementation to complete the process successfully. A proper human resource information system increases data accuracy, processing speed, productivity and decreases costs. Furthermore, as operational activities are mostly done through the system, more time can be spent for strategical activities. Thus, a proper human resource information system gives competitive advantage to enterprises