DIGITALIZATION OF PUBLIC PROCUREMENT (e-procurement) AS ACTIVATOR IN DIGITAL ECONOMY

Javna nabava ne bi trebala biti samo promatrana kao određene aktivnost javnih naručitelja, već i kao strateški alat koji bi trebao omogućiti smanjenje cijena i troškova, povećati rast i doprinijeti održivosti. Direktive o nabavi kao osnovni zakonodavni okvir, nalažu državama članicama provedbu nabave koja je učinkovita, odgovorna, transparenta i u kojoj su više zastupljeni mali i srednji poduzetnici. Kao dio ove agende, Hrvatska bi trebala digitalno transformirati sustav javnih nabava, ne samo na strani naručitelja, već i na strani ponuditelja. Za većinu dionika koji se bave nabavom u Hrvatskoj, javna nabava predstavlja samo alat za kupnju ili prodaju usluga, roba ili radova i rijetko uključuje strateško razmatranje. Istraživanje provedeno u svrhu utvrđivanja trenutnih trendova u postupanjima u sklopu nabave u Hrvatskoj, kako od strane naručitelja, tako i od strane ponuditelja, utvrdilo je da je postupak nabave sveden na stvaranje brojnih dokumenata koji se zaboravljaju u trenutku potpisivanja ugovora i koji potencijalno se mogu ponovo doći u fokus samo kad netko priprema dokumentaciju o nabavi (ili je pokušava osporiti) za isti predmet nabave. Prema istraživanju, naručitelji često „recikliraju“ prethodne dokumentacije o nabavi i koriste ih za definiranje svojih vlastitih, ne obraćajući pozornost na razvoj u određenom području niti na potencijal koji im nudi digitalizacija u njihovom dijelu rada. Ponuditelji također nemaju strateški pristup davanju ponuda. Uglavnom se koncentriraju na cijenu, zanemarujući potencijal pravovremene statistike i analiza svojih konkurenata. S obzirom da se javna nabava uglavnom sastoji od nestrukturiranih podataka (tekst), ova teza sugerira nekoliko digitalnih tehnologija, poput klasifikacije dokumenata i obrade zahtjeva na prirodnom jeziku koja bi omogućila strateški pristup javnoj nabavi. Ove digitalne tehnologije omogućile bi nekoliko stvari - od stvaranja „predložaka nabave“ na temelju svih prethodno objavljenih dokumentacija a koje su verificirane kao „najbolja praksa“ usporedbom sa odlukama Državne komisije, do stvaranja izvješća o određenom tržištu koje uključuje informacije poput tko su ugovorna tijela, koji su proizvodi traženi i ponuđeni, tko predstavlja konkurenciju i koji su uvjeti za sudjelovanje, koji omogućava ponuđačima donošenje informirane odluke da se presele na to tržište ili odluče da je konkurencija prejaka i da ne bi trebali trošiti resurse.Public procurement should be regarded not only as an activity of the government but as a strategic tool which should enable the reduction of prices and costs, increasing growth and enabling sustainability. The Procurement Directives as overarching legislation command the member states to implement efficiency, accountability, transparency, and participation of small and medium enterprises (SMEs). As part of this agenda, Croatia should digitally transform public procurement system not only on the side of the Contracting Authorities but also on the tenderers’ side as well. For most of the stakeholders dealing with procurement in Croatia, public procurement represents only a tool to buy or sell services, goods or works and it rarely includes any strategic consideration. The survey conducted for the purpose of establishing the current trends in procurement in Croatia, both on the Contracting Authorities and tenderers side, has determined that the procurement process has been reduced to creation of numerous documents which are forgotten the moment the contract is signed and which potentially only come in focus when someone is preparing the tender documentation (or is trying to dispute one) for the same subject matter of procurement. According to the survey, Contracting Authorities often “recycle” previous tenders and use them to define their own, paying no attention to the developments in the particular field nor to the potential digitalization offers in their part of the work. The tenderers have no strategic approach to placing bids either. They mostly concentrate on the price, disregarding the potential of timely statistics and analyses of their competitors. Considering that public procurement mostly revolves around unstructured data (text), this thesis suggests several digital technologies, such as document classification and natural language processing the application of which would enable a more strategic application of public procurement. These digital technologies would enable several things – from the creation of “ procurement templates” on the basis of all previously published ones which have been cross-referenced with “approved practices” via State Commission decisions to creation of report on certain market covering information such as who are the Contracting Authorities, what are the products requested and offered, who represents the competition and what are the requirements for participation enabling the tenderers to make an informed decision to either move in on that market or decide that the competition is too strong and that they should not waste resources