Abordagens Lean e Agile : aplicação de práticas e ferramentas em uma secretaria de graduação

Trabalho de Conclusão de Curso (graduação)—Universidade de Brasília, Faculdade de Tecnologia, Departamento de Engenharia de Produção, 2018.Os conceitos e ferramentas ágeis vêm ganhando espaço nas organizações pela forma mais interativa com que controla as atividades. A abordagem Lean também se tornou bastante popular por reunir uma série de princípios e ferramentas que visam eliminar desperdícios, buscando atingir, ou até superar, a expectativa dos clientes. Nesse contexto, esta pesquisa apresenta um estudo de caso, em uma secretaria de departamento de uma Universidade Federal, que busca reduzir os leadtimes e aumentar a eficiência dos processos, contribuindo para a melhoria do serviço prestado, a partir da adoção de práticas e ferramentas ágeis e da abordagem Lean. Sendo assim, após análises dos processos e identificação das oportunidades de melhoria, foi proposta a implantação de uma combinação de seis práticas derivadas das metodologias Ágil e Lean, sendo elas: Quadro Kanban, Reuniões diárias, 5S, Gestão do Conhecimento, Gestão visual e Melhoria contínua. Com a aplicação das práticas identificou-se, preliminarmente, uma melhoria na integração entre os servidores e um aumento do controle das demandas da secretaria. Buscou-se com esta pesquisa, introduzir os conceitos da gestão Ágil e Lean ao contexto organizacional da secretaria. Sendo assim, observa-se que as propostas aqui apresentadas devem ser reavaliadas e aperfeiçoadas ao longo do tempo, para poderem assim, melhorar significativamente o serviço prestado pela secretaria. Além disso, verifica-se uma potencial aplicação deste estudo em outras secretarias de graduação, haja vista a sinergia dos processos operacionais e dificuldades enfrentadas pelas secretarias, bem como a facilidade de implantação das práticas propostas por essa pesquisa.Agile concepts and tools has been gaining space and importance in organizations for the most interactive way they control activities. Lean approach also became quite popular to gather many principles and tools that eliminate wastes, seeking to achieve, or even overcome, customers expectancy. In this context, this paper presents a case study, in a federal university graduation secretary, which seeks to reduce leadtimes and increase process efficiency, improving secretary service provided, through Agile and Lean practices and tools implementation. Thus, after secretary`s process analysis and improvement opportunities identification, 6 practices, based on Lean and Agile methodology were proposed: Kanban Board, Daily Meeting, 5S, Knowledge Management, Visual Management and Continual improvement. With the practices application it was identified, preliminarily, an improvement in collaborators integration and an increase on secretary`s demand control. The aim of this research was to introduce Agile and Lean concepts to the secretary`s organizational context. Thus, it is observed that the proposals made by this research, might be reassess and ripen over time, so that it could significantly improve the service provided by the secretary. In addition, there is a potential application of this study in other undergraduate departments, due to synergy of operational processes and difficulties faced by secretaries, as well as the ease implementation of the proposed practices