Pengawasan Terhadap Perbedaan Penawaran Harga Supplier Dengan Nota Pembelian Di Harris Hotel Dan Convention Gubeng Surabaya

Purchasing staff merupakan salah satu bagian dari accounting departement yang bertugas dalam menangani proses pembelian, pengadaan, dan pengelolaan barang. Proses pembelian yang dilakukan oleh purchasing staff mencakup barang operasional hotel meliputi barang market list yaitu barang yang dipesan melalui supplier biasanya bahan bahan makanan, dan juga barang store item yaitu bahan makanan yang sudah berbentuk kaleng, bahan makanan yang harus dibekukan, peralatan tulis dan kebutuhan kantor lainnya. Pada saat melakukan pembelian barang atau bahan market list, purchasing staff harus menerima daftar permintaan barang market list dari kitchen terlebih dahulu, setelah itu daftar permintaan market list dicek dan disetujui oleh cost control staff dan financial controller. Setelah itu baru purchasing staff mencari daftar penawaran harga supplier yang diolah menjadi perbandingan harga supplier untuk mengorderkan permintaan barang ke supplier dengan kualitas barang baik dan harga yang murah. Daftar penawaran harga supplier harus valid dan ter update sehingga tidak berpatokan dengan harga lama sehingga perlu adanya dua periode dalam daftar penawaran harga supplier selama satu bulan. Periode pertama penawaran harga berlaku mulai tanggal satu hingga lima belas sedangkan periode kedua penawaran harga berlaku mulai tanggal enam belas hingga tiga puluh. Sebelum mengorderkan permintaan barang ke supplier, purchasing staff menginput harga dan nama supplier pada sistem market list kemudian cetak market list tersebut dan mengorderkan permintaan market list kepada supplier, setelah barang telah dikirim oleh supplier dan memberikan nota pembelian, surat jalan, dan faktur pajak jika ada, dicek oleh receiving staff dan dibuatkan receiving report sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh receiving staff, kemudian purchasing staff mencocokkan receiving report dengan nota pembelian dan market lis