Ostolaskujen tiliöinnin automatisointi : Case: Kuopion Energia Oy

Taloushallinnon automaatio on lisääntymässä ja yrityksissä on kasvava kiinnostus tekoälyä ja ohjelmistorobotiikkaa kohtaan. Taloushallinnon toimintojen automatisoinnilla yritykset tavoittelevat ajallisia ja kustannussäästöjä sekä prosessien tarkkuutta. Myös Kuopion Energia Oy kiinnostui ostolaskujensa käsittelyn automatisoinnista havaittuaan prosessin olevan hidas ja työläs. Yrityksessä oli menossa toiminnanohjausjärjestelmän versionvaihto ja ostolaskuprosessin kehittämisen katsottiin sopivan samaan ajankohtaan. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan, Kuopion Energia Oy:n, ostolaskujen tiliöintiin mahdollisia automatisoinnin keinoja ja esittää ehdotus sopivista toimenpiteistä. Tiliöintiprosessissa on paljon toistuvia laskuja ja rutiinitöitä, joiden automatisointi nykyaikaisten välineiden avulla on mahdollista. Rutiinitöiden automatisointi myös vapauttaa työntekijöiden aikaa enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten taloudellisten raporttien analysointiin ja yritysjohdon konsultointiin. Ratkaisua toimeksiantajan ongelmaan etsittiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, johon tapaustutkimus soveltui lähestymistavaksi. Tutkimuksellisessa kehittämistyössä pyritään uuden tiedon luomisen sijaan soveltamaan tutkimustietoa käytäntöön. Tapaustutkimus pyrkii tuottamaan syvällistä tietoa tutkittavasta tapauksesta, kun halutaan esimerkiksi tuottaa kehittämisehdotuksia liiketoimintaprosesseihin. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelua muistuttavia keskusteluja ja kirjallisia aineistoja. Keskusteluissa toimeksiantajan, toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan ja opinnäytetyön tekijän välillä nousivat esiin ostolaskuprosessin ongelmakohdat ja niiden mahdollisia ratkaisuja pohdittiin yhdessä. Valmiista aineistoista hyödynnettiin ammattikirjallisuuden ja alan julkaisujen lisäksi Kuopion Energian digitalisaatiostrategian loppuraporttia ratkaisuehdotusten muodostamisessa. Kuopion Energian ostolaskuprosessissa suurin työllistävä vaikutus koettiin olevan manuaalisella tiliöinnillä. Myös ostolaskujen hyväksyntäkierron hitauden nähtiin hankaloittavan prosessia ja kuukausiraportointia. Tiliöinnin automaation ensisijaisiksi ratkaisuiksi valikoituvat uuden ostolaskujen käsittelyjärjestelmän ostosopimustoiminto, jonka avulla saadaan automatisoitua samanlaisina toistuvat sopimuksiin perustuvat ostolaskut, sekä ostotilaustoiminto, jossa lasku tiliöidään automaattisesti ulkoisen tilauksen tiliöintitietojen perusteella. Ostosopimus- ja ostotilausmenettelyillä myös pienennetään hyväksyttävien laskujen määrää, sillä hyväksyttyyn sopimukseen tai tilaukseen kohdistettuja ostolaskuja ei tarvitse enää erikseen kierrättää hyväksyttävänä. Ostosopimusten ja -tilausten lisäksi työssä esitellään muita tiliöinnin ja muiden prosessin vaiheiden kehitysehdotuksia ja niiden toteuttamisedellytyksiä. Opinnäytetyöraportti toimii toimeksiantajalle ohjeena ja suunnitelmana ostolaskuprosessin kehittämisessä. Jatkotutkimuksia olisi mahdollista tehdä toimeksiantajan automaatioratkaisun toteutuksesta ja sillä saaduista hyödyistä. Toimeksiantajan verkkolaskujen määrän kehitys toimittajille tehdyn ohjeistuksen seurauksena voisi olla myös kiinnostava ja hyödyllinen tutkimusaihe