Tilintarkastuksen pääkirja-analyysien järjestelmävaihdos, Case: Yritys X

Tämän opinnäytetyö on tapaustutkimus käyttötestausprosessista Yhtiö X:n projektissa automatisoida pääkirja-analyysien teko käyttäen data-analytiikkasovellus-Qlik Senseä. Pääkirjojen analysointi liittyy tilintarkastuksen prosesseihin, jossa tilintarkastajille tuotetaan helppolukuinen analyysi pääkirjasta. Analyysiä vasten on siten tehokkaampaa tarkistaa muita tilintarkastuksen dokumentteja ja verrata niitä pääkirjanpitoon. Projektissa on tarkoitus muuttaa vanha prosessi manuaalisesta analyysien tuottamisesta automatisoituun itsepalveluun. Kohdeyritys tässä työssä esitellään nimellä Yhtiö X. Teoria-osuuteen on kerätty tietoa käyttöliittymäsuunnittelusta mm. kirjallisuus- ja verkkolähteistä, sekä peilattu teoriaa olemassa oleviin esimerkkeihin. Samoin myös käydään läpi käyttöliittymän testauksen perusvaiheet. Vaikka järjestelmävaihdoksen osalta yhtiössä monet vaiheista ovat olleet lomittaisia, käyttötestauksissa on pyritty varmistamaan kaikkien teoriaosien toiminnot. Järjestelmän vaihto yhtiössä on tehty yhteistyössä tietohallinnon ja usean muun asiantuntijatiimin kanssa, erityisesti käyttötestauksissa on hyödynnetty näkemyksiä useista eri tiimeistä. Opinnäytetyön kannalta tärkeimpänä fokuksena on uuden palvelun käytettävyys, sillä se ratkaisee loppukäyttäjien käyttökokemuksen. Käyttötestauksissa uudesta palvelusta on pyritty karsimaan tekniset ongelmat ennen sen siirtoa tuotantoon. Uudella prosessilla yhtiössä tavoitellaan ensisijaisesti toiminnan tehostamista, mutta samalla myös halutaan normalisoida automaatiota yhtiön arjessa. Rinnakkaisprojektit on rajattu tämän työn ulkopuolelle. Sense-analyysi toiminnallisuuksiltaan yhdenmukaistaa vanhaa QlikView-analyysia, ja uuden alustan käyttöliittymä on helppokäyttöisempi. Projektin ongelmina ovat olleet mm. sisäinen viestintä ja uuden järjestelmän koulutukset. Kuitenkin pitkän siirtymävaiheen jälkeen loppukäyttäjillä on ollut mahdollisuus tottua uuteen järjestelmään. Prosessimuutos Qlik Sense-analyyseille astuu voimaan 2020 vuoden alusta, jonka jälkeen tarkastustiimien ensisijainen analyysien kanava on Sense-portaali. Poikkeavat materiaalit edelleen vuoden vaihteen jälkeen voidaan tehdä erillistilauksina. Jatkokehityksenä portaalille on lisätä tuettujen lähdemateriaalien määrää, jolloin järjestelmä osaisi tunnistaa useampia erilaisia pääkirjoja analyysia varten