Perehdyttäminen kirjanpitoyhteisössä : perehdytyssuunnitelma Tilitoimisto Aarnio Oy:lle

Asiantuntijayrityksissä korostuu työntekijöiden sitoutuneisuus, sillä se edistää organisaation eri sidosryhmien välistä yhteistyötä. Tilitoimisto Aarnio Oy:llä on havahduttu perehdytyksen tärkeyteen ja sen tuomaan mahdollisuuteen kehityksen välineenä. Yrityksen henkilöstön vaihtuvuus on ollut korkea ja tähän haluttiin muutosta. Tämän opinnäytetyön tuloksena on syntynyt perehdytyssuunnitelma ja perehdytyskansio, joiden tavoitteena on tukea Tilitoimisto Aarnion työntekijöitä heidän työssään sekä parantaa heidän sitoutuneisuuttaan työyhteisöä kohtaan. Opinnäytetyössä paneuduttiin perehdytyksen vaatimuksiin, hyvän perehdytyksen edellytyksiin sekä niiden merkityksellisyyteen asiantuntijayrityksessä. Tavoitteet laadittiin yhdessä yrityksen johdon kanssa. Työntekijöiden sitoutumista haluttiin parantaa ja tämän avulla pienentää henkilöstön vaihtuvuutta. Sitoutuneisuuden kasvulla saataisiin sidosryhmien väliset suhteet toimivimmiksi. Osaavat työntekijät tuntevat asiakkaansa ja pystyvät tarjoamaan heille parasta palvelua. Pienellä vaihtuvuudella samat kirjanpitäjät pysyvät samoilla asiakkailla ja luottamussuhdetta ei tarvitse rakentaa toistuvasti. Työntekijöille haluttiin yhtenevä tapa suorittaa työtehtäviä, jotta kollegan sijaistaminen tapahtuisi vaivatta ja tuloksellisuus kärsisi mahdollisimman vähän myös kirjanpitäjän vaihtuessa. Tätä edesauttamaan luotiin selkeä asiakasraportoinnin ja informaation arkistoinnin käytäntö. Kirjanpitoa voi toteuttaa usealla eri tavalla ja siksi perehdytyssuunnitelmaan laadittiin yksityiskohtainen ohjeistus siitä, miten yritys haluaa kirjanpitäjän toteuttavan kirjanpidon työtehtäviään. Tilanteen kartoittamiseksi toteutettiin haastattelu toimeksiantajayrityksen neljälle uusimmalle työntekijälle. Haastattelussa selvitettiin heidän kokeman perehdytysprosessin odotuksia, toteutumista ja kehitysmahdollisuuksia. Havainnot vastasivat yrityksen johdon oletuksiin nykyisen perehdytyksen tilasta. Tulosten avulla luotiin perehdytyssuunnitelma, -kansio sekä perehdyttäjän muistilista parhaan mahdollisen perehdytyksen toteutumiseksi. Perehdytyssuunnitelmassa on korostettu esimiehen tärkeyttä osana perehdytystä. Hänen ja koko yrityksen on oltava sitoutunut perehdytyksen toteutumiseen antamalla sille tarpeeksi aikaa ja panostusta. Työntekijän perehdytysprosessissa seurataan työntekijän kehitystä ja kerätään palautetta työsuhteen aikana. Suunnitelma edesauttaa luottamussuhteen kehittymistä työnantajan ja työntekijän välille. Tämä edistää vuorovaikutuksellista työyhteisöä, jossa palautteen antaminen ja siitä oppiminen toimivat avoimesti molempiin suuntiin. Liite 3 on sovittu salassa pidettäväksi opinnäytetyösopimuksessa – eikä sitä tällöin ole mukana.The commitment of the workers is emphasized in expert companies. The good commitment of the workers in the organization promotes the functionality of the interest groups. Tilitoimisto Aarnio Oy has noticed importance of orientation and possibilities that it gives as a tool of development. Employees have left for other jobs and new ones have not stayed long time. The main objective of this thesis was to create an orientation plan and the orientation folder to support Tilitoimisto Aarnio Oy’s employees in their work and to increase their commitment towards work community. The thesis is about requirements of the orientation, what is good orientation and the purpose of the orientation in the companies such as Tilitoimisto Aarnio Oy. Research goals were set together with the management. The results were that the management wanted to perfect the commitment of the employees, which lowers turnover of the employees. The commitment improves relationship between all shareholders because then the employees knows their customers better and by that can provide the best service as possible. With little turnoff the same accountants stay with the same customers and they do not have to build up relationship and trust repeatedly. Tilitoimisto Aarnio Oy wanted to have similar guidelines of the work to all accountants. It would make work easier for the next accountant, who is coming temporarily to replace the accountant who, for instance, is on vacation. To support this, we created clear guidelines of reporting and established the way that every accountant should archive their work. Accounting can be done in many ways and that is why part of orientation is teaching of how to make it in this company. Research of the current situation started by interviewing four of the newest employees. In the interviews were asked questions about how they have experienced orientation process, what expectations they had before starting the work, how orientation was in the company right now and where the company can improve. The findings were similar to the expectations that the management had of the current state of the orientation. Based on the result and theory we created the new orientation plan in form of folder that is at the same time checklist for new employee. In the orientation plan is highlighted the importance of the superior. The superior with the entire company must be committed to the orientation by giving to it time and effort. During orientation is collected information, feedback from the employee and the development is continuously followed. The orientation plan helps on establishing trust between the supervisor and the employee which raise interaction in the whole community in which giving and receiving feedback works openly between every part of the community. Attachment 3 is confidential according to thesis agreement – it is not involved