Sisäisen valvonnan kehittäminen Yritys X:n materiaali- ja tarvikevarastossa

Viime vuosituhannen aikana laajamittaisesti otsikoissa olleet väärinkäytökset ja kasvaneet vaatimukset yrityksen liiketoiminnan sekä talouden läpinäkyvyyden suhteen ovat lisääntyneet. Yrityksillä on tarvetta panostaa yhä enemmän sisäisen valvonnan eri osa-alueisiin ja raportointiin. Sisäinen valvonta on yhtiön tärkeä ja kokonaisvaltainen hallinnointimalli, jossa vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä on yhtiön ylimmällä johdolla, mutta mallin käytännön toteutus ja siihen liittyvät kontrollitoimenpiteet ovat koko organisaation vastuulla. Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on suuri suomalainen teollisuus- ja markkinointiyritys, jolla on tuotantolaitoksia sekä Suomessa että ulkomailla ja toimintaa useissa maissa ympäri maailmaa. Pääasiallinen tavoite on selvittää, miten toimeksiantajayrityksen sisäiseen valvontaan liittyvät osa-alueet on tällä hetkellä hoidettu hankintaprosessiin kuuluvan materiaali- ja tarvikevaraston toimintojen osalta ja tulisiko niitä kehittää. Kohdeyritys noudattaa COSO 2013 viitekehystä ja siksi materiaali- ja tarvikevaraston riskiarvioinneissa ja kontrollitoimenpiteiden tehokkuuden määrittelyssä tulee noudattaa kyseisen viitekehyksen suosituksia ja periaatteita. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena eli Case-tutkimuksena, joka on osa kvalitatiivista eli laadullista tutkimusperinnettä. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia kyseisessä työympäristössä ja suunnitelman mukaisia ryhmäkeskusteluja, joissa ongelmanratkaisumalleista ja toteutuksesta keskusteltiin asianomaisten prosessiasiantuntijoiden kanssa. Havainnointi tapahtui toimeksiantajayrityksessä tehdyn määräaikaisen työsuhteen aikana. Opinnäytetyön toimeksiannosta sovittiin lokakuussa 2017, teoriaan perehtyminen ja suunnitelmaehdotuksen tekeminen tehtiin vuoden 2017 loppuun mennessä. Riskianalyysi ja kontrollien läpikäynti sekä uuden viitekehysmallin suunnittelu tapahtui vuoden 2018 aikana ja itse lopputyödokumentaation viimeistely tehtiin vuonna 2019, kun opinnäytetyöntekijä palasi äitiyslomalta. Tutkimuksessa saatiin selville, että kohdeyritys oli lähivuosien aikana systemaattisesti kehittänyt yhtiön sisäistä valvontaa ja noudatti laajasti COSO 2013 periaatteita sekä oli implementoinut hyvän hallinnointimallin mukaisen kolmen puolustuslinjan periaatteen. Tästä huolimatta sekä yritys että opinnäytetyöntekijä olivat havainneet puutteita ja kehitystarpeita niin prosessi- ja kontrollikuvausten kuin työohjeiden osalta. Materiaali- ja tarvikevaraston osalta tehtiin riskikartoituksen perusteella ehdotus uudeksi kontrollikatalogiksi sekä laadittiin korjaavien toimenpiteiden lista toteutettavaksi kohdeyrityksen toimesta kyseisten prosessien osalta