AMK-valintakokeen käyttöönotto : case: Hämeen ammattikorkeakoulu

Digitaalinen amk-valintakoe on valtakunnallinen uudistus ja se otettiin syksystä 2019 alkaen ammattikorkeakouluissa laajasti käyttöön. Amk-valintakokeessa on sekä valtakunnallisesti sovittuja että paikallisia käytäntöjä. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella Hämeen ammattikorkeakoulun amk-valintakokeen käyttöönottoprosessi kokonaisuudessaan. Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella paikalliset toiminnan ja järjestelyjen ohjeet kokeen koordinointia ja toteutusta varten. Tarkoituksena oli myös kartoittaa valintakokeeseen sopivat tilat eri kampuksilta sekä kartoittaa valintakokeeseen liittyvät riskit. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Amk-valintakokeen käyttöönottoa varten perustettiin projekti, jonka tuloksena valintakoe otettiin käyttöön. Työtapa oli projektimainen ja projektin päätyttyä toiminta muuttuu osaksi normaalia työtä. Opinnäytetyön tuloksena suunniteltiin Hämeen ammattikorkeakoulun paikalliset amk-valintakokeen koejärjestelyjen ohjeistukset henkilökunnalle sekä otettiin käyttöön valtakunnallisesti annetut ohjeet. Digitaalisuuden myötä muutos työhön oli henkilökunnalle iso ja muutosta tuettiin henkilöstön kouluttamisella ja mahdollisuudella kysyä asioista helposti sekä hyvällä viestinnällä. Työssä laadittiin selkeä työnjako eri henkilöstöryhmille sekä kartoitettiin käytettävät tilat. Riskikartoituksessa arvioitiin mahdollisia riskitilanteita ja niiden todennäköisyyttä ja seurausten vakavuutta. Näin löydettiin merkityksellisimmät riskit ja niihin varautumiseen keinoja. Isoimpina riskeinä nousivat tekniset ongelmat, palohälytys ja sähkökatko sekä hakijan toimintaan liittyvät riskit, kuten järjestyshäiriöt, myöhästyminen kokeesta tai väärään aikaan tai paikkaan saapuminen. Riskikartoituksen tuloksena selvisi myös se, että sama riski ei ole merkityksellinen korkeakoululle kuin hakijalle. Ensimmäisen amk-valintakokeen jälkeen henkilökunnalta kerättiin palautetta. Projekti päättyi palautteiden analysoimisen jälkeen. Järjestelyt koettiin pääosin onnistuneiksi, joten ohjeisiin tehtiin vain pieniä muutoksia annetun palautteen pohjalta. Myös ohjeiden jakaminen ja tiedottaminen koettiin Teams-työtilan kautta hyväksi. Valintakokeeseen liittyviä käytäntöjä kehitetään jatkossa jatkuvan kehittämisen mallin mukaisesti.The digital entrance examination is a national reform and it was brought into use widely during autumn 2019. There are national rules to be followed in as they are. A part of the arrangements on an examination day are done locally. The aim of this thesis was an implementation project of the digital entrance examination in Häme University of Applied Sciences. The purpose of this study was to plan the local instructions for organising and coordinating the entrance examination. The purpose was also to map best facilities for the exam from the different campuses and to identify the risks associated with the entrance examination. The study was done as a functional thesis. A development project was established for the implementation of the entrance examination. The way of working was project-like, and when the project was completed, the activities would become a part of normal work. As a result of the thesis, the local guidelines for the examination arrangements were designed for the staff. Digitalisation changes the working methods a lot. However, the change was supported by staff training and the ability to ask questions easily and with good communication. The study prepared a clear division of labor between the different personnel groups and mapped the facilities used. Risk mapping brought out the potential risk situations and assessed their probability and severity of consequences. In this way, the most significant risks were identified and the ways of preparing for them were considered. The main risks were technical problems, fire alarm and power failure as well as risks related to the applicant's activities such as disorder, delay in the entrance examination or arriving at the wrong time or place. The risk assessment also revealed that the same risk was not relevant to the university of applied sciences as to the applicant. After the first examination, feedback was collected from the staff. The project ended after analysing the feedback. The arrangements were mostly considered successful, so only minor changes were made to the guidelines based on the feedback provided. Distributing instructions and communicating through the Teams workspace was also good. Practices related to the examination will be further developed in accordance with the continuous development model