Improving design teams’ information and knowledge management using information systems more efficiently

Tiedonhallinta ja tiedon johtaminen ovat tärkeitä menestystekijöitä nykypäivän tietotyössä, jossa tiimien virtuaalisuus ja strukturoimattoman tiedon sähköistyminen aiheuttavat omat haasteensa. Organisaatiot pyrkivät vastaamaan näihin muuttuviin tarpeisiin tietojärjestelmillä ja uusilla toimintatavoilla. Tämän tapaustutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten kohdeorganisaation suunnittelutiimin sisäistä tiedonhallintaa voitaisiin parantaa olemassa olevien tietojärjestelmien käyttöä tehostamalla. Onnistuneen tiedonhallinnan tekijöitä määritettiin yleisellä tasolla teoriaan perustuen ja empiriaosassa selvitettiin kohdeorganisaation suunnittelutiimin tiedonhallinnan nykytilaa teemahaastattelujen ja dokumenttiaineiston perusteella. Kohdeorganisaationa toimi rakennusalan suunnittelutoimisto, jonka liiketoiminta perustuu suunnitteluprojekteihin. Tutkimuksen tuloksena muodostettiin 21 onnistuneen tiedonhallinnan vaatimusta sekä etsittiin kohdeorganisaation toiminnasta niille vastineet. Suunnittelutiimin tuottamaa ja hyödyntämää tietoa pyrittiin myös luokittelemaan hiljaiseen ja havaittavaan sekä strukturoituun ja strukturoimattomaan tietoon. Näiden pohjalta muodostettiin näkemys kohdeorganisaation tiedonhallinnan nykytilasta sekä laadittiin muutama kehitysehdotus, joilla kohdeorganisaation tiedonhallintaa voitaisiin parantaa. Tutkimuksen tulokset ovat yleistettävissä riittävän samankaltaisiin tapauksiin. Teoriaosan tuloksia voidaan yleistää projektityötä tekeviin tiimeihin ja organisaatioihin, empirian tuloksia yleistettäessä tulee huomioida myös suunnittelutyön ominaispiirteet