Sähköinen dokumenttienhallinta ketterässä ohjelmistokehityksessä - kollaboraatiotyökalu asiantuntijoiden apuna

Ohjelmistoja tehdään yhä enemmän ketterän kehityksen menetelmiä soveltaen. Myös työkalut ja ympäristöt ovat muuttuneet. Tässä tutkimuksessa keskityttiin wikityyppiseen ryhmätyökaluun Confluenceen, joka yhdessä tehtävienhallintaohjelmisto JIRAN kanssa muodostaa tärkeän osan ohjelmistosuunnittelun työkaluista. Tutkielmassa haettiin vastauksia miten tässä kontekstissa sähköisen dokumenttienhallinnan välineitä ja käytäntöjä tulisi kehittää ja miten Confluence soveltuu tuotetiedonhallintaan. Tutkimuksen kohdeorganisaationa oli keskisuuri tamperelainen ohjelmistoalan yritys Insta DefSec Oy. Empiirinen aineisto koottiin lomakekyselyllä maalis-huhtikuussa 2016. Kyselyllä kartoitettiin sekä organisaation dokumenttienhallinnan tilaa että erityisesti Confluencen käyttöä ja käyttömahdollisuuksia. Kyselyyn saatiin 21 vastausta; vastausaktiivisuus oli 51 prosenttia. Kyselyyn vastanneet edustavat monipuolisesti ohjelmistotuotannon rooleja: hanke-, tuote- ja projektipäälliköitä, ScrumMastereita, ohjelmistokehittäjiä, testaajia sekä ohjelmistojen julkaisuun ja laatujärjestelmän kehittämiseen osallistuvia henkilöitä. Tutkimus osoitti, että kollaboraatiotyökalun edut tulevat ilmi nimenomaan jokapäiväisessä työskentelyssä projekteissa ja tiimeissä. Siirtyminen ketterään ohjelmistokehitykseen ja työkaluihin, joissa dokumentaatiota syntyy suoraan järjestelmän kautta uusissa muodoissa, on tuonut ratkaistavaksi asioita, joihin entiset paperidokumentteihin ja niiden arkistointiin pohjautuvat menetelmät eivät sovellu. Havaittiin myös, ettei näitä asioita voi jättää vain Confluencen tai muun työkalun varaan. Sitä käyttävien on muun muassa luotava sopiva rakenne, mietittävä kokonaisuus, versionhallinta, tiedon ylläpidettävyys ja eheys sekä arkistointi. Mahdollisuuksia dokumenttien generoimiseen Confluencesta tai sen avulla kuitenkin nähtiin ja niitä kokeiltiinkin käytännössä tämän tutkimustyön aikana