Tehtäväperusteinen tiedonhaku - tapaustutkimus Tampereen kaupungin hallinnosta

Tiedonhakututkimus selvittää kysymyksiä, jotka liittyvät tiedon tallentamiseen, hakuun ja järjestämiseen siten, että tehtävän suorituksessa tarvitut tiedot ja dokumentit ovat mahdollisimman helposti saatavilla. Perinteisesti tiedonhaun tutkimus on ollut niin sanotun laboratorioparadigman mukaista eli keskittynyt tietojärjestelmien toimintaan. Tehtäväperusteisella tiedonhaulla tarkoitetaan sitä, että käsillä olevan tehtävän vaatimuksia pidetään keskeisinä tiedonhakuun vaikuttavina tekijöinä. Tehtävän ominaisuuksista erityisesti monimutkaisuuden on todettu vaikuttavan tiedonhakuun ja -hankintaan. Tätä tutkielmaa varten varjostettiin seitsemän Tampereen kaupungin hallinnossa työskentelevän henkilön työtehtäviä helmi-toukokuussa 2011. Varjostusmuistiinpanojen tukena toimivat äänitallenteet, valokuvat ja tehtäväkohtaiset alku- ja loppulomakkeet. Aineiston avulla vastattiin kysymykseen, miten tehtävän monimutkaisuus vaikuttaa tiedonhakuun ja tietoresurssien käyttöön. Tehtävän monimutkaisuus määriteltiin tehtävän suorittajan oman arvion sekä hänen tehtävään liittyvien ennakkotietojensa perusteella. Aineiston analyysi tapahtui sekä laadullisella että määrällisellä tasolla siten, että vaiheittain muistiinpanoja täydennettiin muulla aineistolla ja jalostettiin abstraktimpaan muotoon. Kustakin tehtävästä tarkasteltiin monimutkaisuuden suhdetta tietoresurssien käyttöön, tiedonhakuun ja ongelmatilanteisiin. Tutkimuksessa ilmeni, että tehtävän monimutkaisuudella on keskeinen, joskaan ei yksiselitteinen vaikutus tehtävän suoritukseen. Selkeimmät erot ovat yksinkertaisten ja monimutkaisten tehtävien välillä; keskiverrot tehtävät voivat tuoda selkeään tilastolliseen trendiin yllättävän kuopan tai nousun tarkastelutavan mukaan. Lisäksi tehtävän suorittajan kokemus monimutkaisuudesta on selvemmin yhteydessä tehtävän suoritustapoihin kuin ennakkotietojen määrä. Mitä monimutkaisemmaksi tehtävä koetaan, sitä enemmän siinä tehdään tiedonhakuja, ja sitä enemmän ne keskittyvät verkkolähteisiin organisaation tarjoamien järjestelmien sijaan. Oman tietokoneen paikallisten resurssien ja organisaation tarjoamien järjestelmien suhteellinen käyttö vähenee, kun tehtävät monimutkaistuvat. Vastaavasti viestinnän ja verkkoresurssien käyttö lisääntyy. Tietoresurssien kokonaismäärä on monimutkaisissa ja keskiverroissa tehtävissä hieman suurempi kuin yksinkertaisissa tehtävissä, ja kutakin resurssia käytetään myös keskimäärin kauemmin. Tutkimus osoitti, aiempien aiheesta tehtyjen tutkimusten tapaan, tehtävän kontekstin ja erityisesti tehtävän monimutkaisuuden vaikutuksen tiedonhakuun ja -hankintaan. Se toi myös tähän käsitykseen uusia vivahteita vertaamalla monimutkaisuuden kokemusta ennakkotietojen määrään. Tutkittavien määrä oli kuitenkin pieni, joten jatkotutkimusta tarvitaan tulosten varmistamiseksi ja yleistettävyyden testaamiseksi. Asiasanat:hallinto, monimutkaisuus, tehtävä, tiedonhaku, tiedonhankint