Projektinhallinta dokumentointiprojekteissa: palveluntarjoajan näkökulma

Tämän tutkielman tarkoituksena on selvittää, millaista projektinhallinta on dokumentointiprojekteissa palveluntarjoajan näkökulmasta. Teknisen viestinnän alalla on entistä yleisempää, että tekniset viestijät työskentelevät palveluntarjoajayrityksen palveluksessa ja tuottavat asiakasdokumentaatiota tilaajayrityksen tuotteille. Tutkimus pohjaa projektinhallinnan yleiseen teoriaan, mutta heijastelee dokumentointiprojekteille ominaisia piirteitä, jotka vaikuttavat jokapäiväiseen työhön. Tutkimus käsittelee lisäksi ulkoistamisen vaikutuksia teknisen viestijän työhön. Yksi osa tutkielmaa on palveluntarjoajayrityksissä työskentelevien teknisten viestijöiden keskuudessa tehty kysely, jossa 13 teknistä viestijää vastasi muun muassa dokumentointiprojektien projektinhallintaa, siihen vaadittavia taitoja sekä alihankintasuhteen vaikutuksia ja dokumentointiprojektien viestintää koskeviin kysymyksiin. Kyselyssä kävi ilmi, että alihankintasuhde tekee dokumentointiprojektien parissa tehtävästä työstä haasteellista ja osittain hankalampaa, sillä tiedonkulussa palveluntarjoajan ja tilaajan välillä on ongelmia. Dokumentointiprojektin riippuvuus tilaajan tuoteprojektista on dokumentointiprojektin ominaispiirre, jonka onnistumisen kannalta on olennaisen tärkeää, että tieto muutoksista tuoteprojektin aikatauluissa tai itse tuotteessa olisi palveluntarjoajan käytettävissä mahdollisimman nopeasti. Kyselyssä kuitenkin tuli ilmi, että tieto usein viivästyy, mikä tekee projektityön tekemisestä vaikeaa. Tämän tutkielman puitteissa selviää, että dokumentointiprojektien suurin haaste on palveluntarjoajan näkökulmasta katsottuna toimiva ja tehokas viestintä. Viestinnän merkitys on tärkeä dokumentoinnissa tarvittavan materiaalin hankinnasta lähtien jokaisessa dokumentointiprojektin vaiheessa ja sitä tarvitaan sekä palveluntarjoajan että tilaajan välisessä yhteistyössä että projektin sisällä teknisten viestijöiden välillä, jotta kaikki projektiryhmän jäsenet ovat tietoisia projektin tilanteesta, ryhmätyöskentely sujuu saumattomasti ja kaikilla projektiryhmän jäsenillä on työssään tarvitsemansa viimeisin informaatio. Tutkielma osoittaa, että viestinnän sujumiseen tulisi kiinnittää entistä enemmän huomiota, sillä se vaikuttaa kaikkiin dokumentointiprojektin osa-alueisiin ja sen toiminta ratkaisee omalta osaltaan myös koko projektin onnistumisen. Avainsanat: dokumentointiprojekti, projekti, projektinhallinta, tekninen viestintä, ulkoistamine