Development of indicators for environmental management accounting in the public sector : a case study of the Norwegian National Rail administration

Miljøstyringssystemer innføres i både privat og offentlig virksomhet for å strukturere og formalisere miljøarbeidet. I praksis er det store likheter mellom miljøstyringssystemer og andre styringssystemer. Dette gjenspeiles ikke i litteraturen, hvor styringssystemer er bredt dokumentert og miljøstyringslitteraturen er svært begrenset. Med utgangspunkt i statlig mål- og resultatstyring tar denne oppgaven for seg indikatorer brukt for miljøstyring og hvordan disse bør velges. Oppgaven er delvis utarbeidet i samarbeid med Jernbaneverket (JBV), og bruker denne statlige etaten som eksempel på bruk av indikatorer for miljøstyring i offentlig virksomhet. Oppgaven er deskriptiv-normativ og søker å besvare de to følgende forskingsspørsmål: I: Hva kjennetegner effektive indikatorer i miljøstyringssystemer? II: Gitt Jernbaneverkets samfunnsoppgave og miljømål, hvilke indikatorer vil bidra til bedre styring? Oppgavens første del (kapittel 3) belyser generell norsk statlig styring og miljøstyring i staten, og deretter evalueres miljøindikatorer i et styringsperspektiv. De generelle egenskapene ved effektive absolutte og relative indikatorer drøftes og følgende egenskaper fremheves: relevante, enkle, gjennomførbare, og sammenlignbare. Oppgavens andre del (kapittel 4) presenterer og vurderer JBVs miljøstyring med bakgrunn i JBVs overordnede retningslinjer og vurderingene fra kapittel 3. En interessentanalyse gjennomføres for å etablere hvilke aktører JBV må forholde seg til. Miljømålene i Nasjonal Transportplan med tilhørende indikatorer og andre styringsdokumenter blir vurdert. Det oppfattes at det er mulig å styre etter disse indikatorene, men de fleste kan forbedres ved å konkretisere ambisjonsnivåene. Det gjøres et omfattende, samvittighetsfullt og grundig miljøarbeid i JBV, men det synes å finnes et forbedringspotensial, spesielt i utvikling av indikatorer for miljøstyring. Det fremheves at JBV registrerer betydelige mengder miljødata. Noen av disse registreringene kan videreutvikles til effektivitetsindikatorer dersom de kombineres med et relevant referansetall som beskriver aktivitetsnivået. Det er nødvendig med en klar prioritering innefor de ulike statlige virksomhetene for å nå fram i den ambisiøse nasjonale klimapolitikken. Dette krever at så vel JBV som alle andre virksomheter selv etablerer en klar strategi, slik at styringen blir enklere og mer effektiv på virksomhetsnivået. JBVs miljøpolitikk bør forenkles, og den interne målstrukturen bør justeres, slik at antallet mål blir mer håndterbare, og grensesnittene mellom disse blir klare og entydige. En slik oppstramming vil bidra til lettere å kunne overvåke prosesser, sammenlikne fremgangen, sammenstille et effektivt sett med miljøstyringsindikatorer og dermed få en mer effektiv miljøstyring i virksomheten. This paper addresses the indicators used for environmental management accounting in the public sector and how these should be selected. The paper is partially based on cooperation with the Norwegian National Rail Administration (Jernbaneverket - JBV) and it analyzes how this state agency uses indicators in their environmental management systems; as an illustration of how this is done in the public sector. This paper is guided by two research questions: I: What characterizes effective indicators of environmental management systems? II: Given the Norwegian National Rail Administration’s duties towards society and its environmental objectives, which indicators, will contribute to better management? The first part of the paper (chapter 3) highlights the general management accounting principles and the environmental management accounting principles used in the Norwegian public sector. Effective absolute and relative indicators are characterized by the properties: relevant, simple, feasible, and comparable. Absolute and relative indicators are then discussed from a management perspective. The second part of the paper (chapter 4) presents and evaluates the JBV’s environmental management system, and offers suggestions for improvement. Currently JBV does not employ a set of indicators to control their environmental performance, but rely on a comprehensive set of registrations. Some of these registrations could be combined with a reference number to form relative efficiency indicators that would be more suited to measuring progress than an absolute indicator. In order for the agency to improve its environmental work, a clear strategy should be established, the environmental policy simplified, and the priorities and number of goals adjusted. A simplification like this would help to facilitate the monitoring of processes, and would support the compilation of an effective set of environmental performance indicators.M-Ø