Lean-ajattelun hyödyntäminen Merivoimien tehtäväänmääräysprosessissa

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää lean -ajattelun hyödyntämistä Merivoimien henkilöstötoimialan prosessien tehokkuuden, taloudellisuuden ja laadun kehittämiseksi henkilöstöresursseja lisäämättä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Merivoimien tehtävään määräysprosessin virtauksen toteutuminen ja sen esteet sekä mitä lean -ajattelun menetelmiä voidaan nykytilanteessa hyödyntää sen kehittämisessä. Tutkimus on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena, jonka aineisto kerättiin kyselytutkimuksella. Kyselytutkimukseen osallistui 13 henkilöä harkinnanvaraisella otannalla Merivoimien kaikkien hallintoyksiköiden henkilöstötoimialoilta. Kyselytutkimuksen väittämät on operationalisoitu lean -ajattelun periaatteista. Kyselyn aineiston analysointi toteutettiin teoriaohjaavana sisällönanalyysina. Tutkimuksen tuloksien perusteella Merivoimien tehtävään määräysprosessin sujuvan virtauksen esteenä on prosessissa esiintyvä työkuorman vaihtelu. Työkuorman vaihtelu on seurausta tehtävään määräysprosessin toimintojen vakioimattomuudesta. Tutkimuksessa satunnaisnäytteenä toteutettu tilastollinen käyttäytymiskäyrä Merivoimien lähiarkiston tehtävään määräysprosessin tehtävistä osoittaa prosessin olevan kaoottinen, joka tukee tutkimuksessa tehtyä havaintoa prosessin vakioimattomuudesta. Työkuorman vaihtelu aiheuttaa prosessissa henkilöstön ylikuormitusta, joka vaikuttaa toiminnan kehittämiseen ja henkilöstön hyvinvointiin. Prosessissa esiintyvä vaihtelu ja ylikuormitus aiheuttavat prosessissa arvoa tuottamatonta toimintaa eli hukkaa. Tutkimuksen tuloksien perusteella arvoa tuottamattomin toiminta prosessissa on odottaminen, joka liittyy prosessin tehtävien toteuttamiseen liittyvien esittelyiden, päätöksien ja tietojen odottamiseen. Prosessin vakioimattomuus toiminnan ja aikataulujen osalta on suurin arvoa tuottamattomien toimintojen tekijä. Tutkimuksen johtopäätöksenä todetaan, että Merivoimien tehtävään määräysprosessin sujuvan virtauksen esteenä on prosessin ja siihen liittyvän tehtävä- ja seuraajasuunnitteluprosessin vakioimattomuudesta johtuva työkuorman vaihtelu. Työkuorman vaihtelun poistamiseksi on tehtävään määräysprosessista tehtävä vakaa ja ennustettava ennen kuin sitä voidaan kehittää. Lean -ajattelun menetelmistä Merivoimien tehtävään määräysprosessin kehittämisessä voidaan hyödyntää arvovirtakuvaus (Value Stream Mapping, VSM) -menetelmää, A3 -ongelmanratkaisumallia ja päivittäisjohtamisen kehittämistä päiväpalavereiden ja Kanban -taulun avulla. Nämä menetelmät soveltuvat tehtävään määräysprosessin nykytilan kehittämiseen parhaiten. Lean -ajattelun periaatteita ja menetelmiä ei voi kopioida toiselta vaan omaan ongelmaan ja organisaatioon soveltuvat keinot on itse oivallettava kokeilemalla, erehtymällä, oppimalla ja kokeilemalla uudestaan. Lean -ajattelu on jatkuvan oppimisen ja parantamisen filosofia