Kommunikasjon og informasjonsflyt i entreprenørens tidligfase

Tidligfasene er hos entreprenør en viktig og avgjørende del for gjennomføring av byggeprosjekter. Kommunikasjon og informasjonsflyt er en vesentlig del av arbeidshverdagen i tidligfase, og har stor betydning for utvikling av byggeprosjekter. Det er i tidligfase prosjektets premisser utarbeides og i størst grad kan påvirkes. For å få tak i og formidle den informasjonen som behøves er kommunikasjon og god informasjonsflyt avgjørende. Som et ledd i arbeidet med å bedre bransjens effektivitet og lønnsomhet presenterer litteraturen økt digitalisering som en klar løsning. Et klart formål med denne rapporten er å øke kunnskapen om kommunikasjon og informasjonsflyt i entreprenørens tidligfase, og hvordan dette kan forbedres ved bruk av digitale verktøy. For å bidra til dette er betydningen av kommunikasjon og informasjonsflyt i kalkulasjons- og prosjekteringsprosessene kartlagt. Videre er utfordringer knyttet til dette og muligheter for økt bruk av digitale verktøy undersøkt for å bidra til å besvare rapportens formål. Arbeidet er gjennomført ved bruk av forskningsmetodene litteraturstudium, kvalitative intervjuer og deltakende observasjon. Litteraturstudiet har bidratt til å finne relevant litteratur knyttet til rapportens problemstilling. Hensikten med bruk av kvalitative intervjuer og deltakende observasjon har vært å etablere direkte kontakt med feltet og få innsikt i deres arbeidshverdag. Det er totalt gjennomført elleve intervjuer med personer som arbeider i eller har god kunnskap til kalkulasjons- og prosjekteringsprosessen. Resultatene viser at god kommunikasjon og informasjonsflyt er av stor betydning, og en stor del av hverdagen i de tidlige prosjektprosessene. Det brukes i dag en rekke ulike kommunikasjonskanaler, både analoge og digitale, for å dele informasjon. Hvilke kanaler som benyttes til hvilken informasjon har vist seg svært varierende, og variasjonen sees på som en av de største utfordringene for helhetlig flyt av informasjon. I tillegg er ting som overføring, tidsperspektivet i tidligfase, rolleforståelse, digital kompetanse og manglende retningslinjer utfordrende for kommunikasjonsprosessen. For å bedre informasjonsflyten mellom de ulike aktørene i tidligfase må det etableres retningslinjer og struktur for bruken av digitale verktøy. Som et ledd i den digitale utviklingen er det i denne rapporten utviklet et rammeverk med navnet "Digi-O". Dette rammeverket har til hensikt å strukturere og samle informasjon på en mer helhetlig måte enn hva som gjøres i dag. De digitale hovedelementene i rammeverket er et samarbeidsverktøy, en modell i flere dimensjoner og et kalkyleverktøy. Disse elementene skal sammen samle og utveksle informasjonen, og gi en helhetlig forståelse for det som skal utarbeides. De digitale elementene bindes sammen av det menneskelige aspektet hvor informasjon produseres i form av eksempelvis møter eller dialog. Rammeverket kan også brukes som et grunnlag for det digitale utviklingsarbeidet hos entreprenør. Ved å digitalisere informasjonsutvekslingen mellom rammeverkets hovedelementer kan det bidra til å forenkle arbeidsprosessene i tidligfase og redusere mulighetene for feil. Rammeverket kan på den måten bidra til å redusere flere av dagens fremtredende utfordringer