Authority control. Operational aspects in a university context and new experiences

Accuracy in management and presentation of data is probably the most relevant feature that characterizes libraries catalogues in the wide universe of information available online. This characteristic, which originates from the basic need of organizing knowledge, requires a constant activity of control. Authority control is part of such an activity.This paper examines authority control of personal names, and how it is carried out.The first part shows the international standards and local codes that govern it: these are necessary to understand the activities that create the network of links and references of the data in a catalogue entry. This activity is also influenced by the management information system; the second part of the paper thus examines the Italian Sistema Bibliotecario Nazionale and specifically the library system of the University of Florence, through an analysis of procedures, workflows and monitoring activities. The third part points out the importance of verifying data and access points in databases and in the web itself, in addition to catalogues, in order to manage information in a uniform and shared way.This work aims at showing the topicality of controlling access points to information in order to avoid data proliferation, an event that ultimately produces ‘noise’ in the activities of information retrieval and data description. It also aims at stressing the importance of promoting correct information in the web within a set of sharing policies pursued by library cooperation systems, also through technologies currently offered by the web itself.Nel vasto universo dell’informazione presente in rete l’elemento che maggiormente contraddistingue gli opac delle biblioteche è il rigore della gestione e della presentazione dei dati. Questa caratteristica, che nasce dall’esigenza primaria di organizzare la conoscenza, necessita di un esercizio di controllo costante e il controllo di autorità è parte di questa attività. In particolare il controllo di autorità riguardante i nomi di persona, e come esso viene esercitato, è l’oggetto del presente lavoro.Per svolgere le attività necessarie a creare l’opportuno reticolo di legami e di richiami tra i dati inseriti nelle schede catalografiche sono state elaborate nel tempo norme internazionali e codici locali. Il lavoro di authority control è inoltre condizionato dall’ambiente gestionale in cui ci si trova ad operare.Nella sezione centrale del presente lavoro quindi viene esaminato il contesto italiano del Servizio Bibliotecario Nazionale e, nello specifico, il catalogo di ateneo del Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze, attraverso l’analisi delle procedure, dei flussi di lavoro e delle azioni di monitoraggio.L’esigenza di verificare i dati e controllare gli accessi è vitale, oltre che nei cataloghi, anche nelle banche dati, ed in ultima analisi, nel web stesso al fine di gestire l’informazione in modo uniforme e condiviso.L’obiettivo di questa ricerca è dimostrare l’attualità del controllo dei punti di accesso all’informazione, per evitare la proliferazione di dati, sia nelle attività di reperimento dell’informazione che in quelle di inserimento dei dati, e confermare l’importanza di promuovere una corretta informazione in rete, in una politica di condivisione conosciuta e perseguita dai sistemi di cooperazione bibliotecaria, attraverso anche le tecnologie attualmente offerte dal web