Analysis and Recommendations of the Problems Encountered in Electronic Record Management Practices : The Example of Ministry of Development

Records management has changed by e-government applications within the framework of information technology. In this regard, it is required to analyse national and international conditions to determine the problems and expectations to develope suitable systems for organizational and administrational needs. Within this scope, the context of the study is the electronic records management practices in the Ministry of Development Central Organization. Questionnaire was sent to 804 clients at Central Organization in Ankara who have power to use electronic records management systems and turnout at the questionnaire was determined as 67. With the performed analysis, the systems EBYS, AVBYS and KBTarama sistemi which are in the context of the electronic records management practices in Ministry of Development, were evaluated. As a conclusion the systems have been revelaled, the problems are determined and recommendations are given on the subject.Bilgi teknolojileri çerçevesinde gelişen e-devlet uygulamalarıyla beraber belge yönetiminin boyutu değiştirmiştir. Bu bağlamda, kurumsal ve idari gereksinimlere uygun sistemlerin geliştirilebilmesi için ulusal ve uluslararası koşulların incelenmesi, mevcut uygulamalarda yaşanan sorunların ve beklentilerin saptanması gerekli görülmektedir. Bu çerçevede araştırmanın alanını Kalkınma Bakanlığı Merkez Teşkilatında elektronik belge yönetimi uygulamalarının analizi oluşturmuştur. Bakanlığın Ankara’da bulunan Merkez Teşkilatı’nda elektronik belge yönetimi sistemlerini kullanma yetkisi olan 804 kullanıcıya anket uygulanmış, ankete katılım sayısı 167 olarak belirlenmiştir. Gerçekleştirilen analizlerle, Kalkınma Bakanlığında elektronik belge ve arşiv yönetimi kapsamındaki EBYS, AVBYS ve KBTarama sistemleri incelenmiştir. Çalışma sonucunda söz konusu sistemlere yönelik sorunlar, geliştirilmesi gereken alanları belirtilmiş ve çözüm önerileri sunulmuştur