Siuntion kunnan hallinto- ja teknisen osaston hankintaprosessin tehostaminen Lean- ajattelua hyödyntämällä

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella Siuntion kunnan hankintaprosessin hukan määrää. Tavoitteena oli löytää sopivat Lean- työkalut prosessissa esiintyvän hukan poistoon. Työ tehtiin Siuntion kunnalle, ja rajattiin koskemaan kunnan hallinto- ja teknistä osastoa. Työn lähtökohtana oli, että toimeksiantajalla ei ollut varsinaisesti nimettyä ongelmaa, vaan opinnäytetyön avulla selvitettiin hankintaprosessin hukkatekijöitä. Toimeksiantajan ottamalla käyttöönsä opinnäytetyössä esitellyt Lean- työkalut, saadaan hukkatoimintoja poistettua prosessista, ja näin kehitettyä ja tehostettua hankintaprosessia. Opinnäytetyössä esitetään keinoja hankintaprosessin tehostamiseen Lean- työkalujen avulla. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu hankintaprosessista, julkisista hankinnoista, lainsäädännöstä, joka liittyy julkisiin hankintoihin ja päätöksentekoon sekä Lean-ajattelusta ja Lean- työkaluista. Julkisen sektorin ja yksityisen puolen hankinnoissa on samoja elementtejä, mutta julkisia hankintoja koskee niille asetetut säännöt ja lait, jotka on tärkeä tuoda esiin. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluiden avulla, jotka toteutettiin toimeksiantajan tiloissa, kahdenkeskisinä keskusteluina. Opinnäytetyötä varten haastateltiin kahta eri asiantuntijaa. Haastattelut muistuttivat teemahaastatteluita, jotka toteutettiin hyvin avoimin kysymyksin. Käytännössä, haastatteluissa ei ollut valmiita kysymyksiä ollenkaan, vain kaksi eri teemaa: prosessin nykytila ja hukkatoiminnot prosessissa. Haastatteluissa pyrittiin luomaan vahva ja vuorovaikutteinen keskustelu, joissa tehtiin muistiinpanoja. Haastatteluiden muistiinpanot avattiin selkeäksi kokonaisuudeksi opinnäytetyöhön. Tutkimustyön tulokset osoittivat hankintaprosesseista löytyvän jonkun verran hukkatoimintoja, jotka ovat myös korjattavissa. Osa hukkatoiminnoista oli samanlaisia osastojen hankintaprosesseissa, osittain samat hukkatoiminnot näyttäytyivät prosesseissa eri tavalla, ja jotkut hukkatoiminnot tunnistetiin toisen osaston prosessissa, mutta toisen osaston prosessista niitä ei löytynyt lainkaan. Toimintojen säännöllinen tarkastaminen opinnäytetyössä esitettyjen Lean- työkalujen avulla tehostaa Siuntion kunnan hankintaprosessia, jolloin toteutuu myös Lean- ajattelun keskeisimpiin ajatuksiin lukeutuvat jatkuva parantaminen ja organisaation pysyminen dynaamisena. Tutkimuksen tuloksista on hyötyä kuntien hankintatoiminnoissa, koska se osoittaa, että ketterät Lean- toiminnot ovat sovellettavissa jäykähköinä pidettyihin julkisiin organisaatioihin. Hukkatoimintoja voidaan poistaa, vaikka julkiselle hankinnalle onkin annettu omat raaminsa lakien ja asetusten kautta. Kehittämisehdotukset on esitelty hukkatoiminto kerrallaan opinnäytetyössä, jonka avulla toimintaa on helppoa lähteä kehittämään