Prosessien kehittäminen Lean-menetelmin konsernin yhteisen ostolaskujärjestelmän käyttöönotossa

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää suomalaisen pörssiyhtiön kotimaisten yhtiöiden ostoreskontran prosesseja, jotta yhteisestä käyttöönotettavasta sähköisestä järjestelmästä saataisiin toiminnallisia etuja. Tutkimuksen kohderyhmä kattoi neljä yhtiötä ja niiden ostolaskuja kirjaavat henkilöt. Tutkimus toteutettiin sekä laadullisia, että määrällisiä elementtejä sisältävänä toimintatutkimuksena. Yhtiöiden nykyiset prosessit selvitettiin haastatteluin, havainnoiden ja kolmen yhtiön osalta tutkijan osallistuvan havainnoinnin kautta. Lean-menetelmien avulla prosesseista tunnistettiin niiden sisältämä hukka ja laadittiin nykytilan arvovirtakuvaus. Järjestelmistä ja paperisena säilytettävästä aineistosta saatavan tiedon pohjalta tehtiin Lean Six Sigma-menetelmän avulla prosessien tilastollinen analyysi. Kehittämistyön tuloksena laadittiin konserniyhtiöiden yhteinen, iteratiivisena työdokumenttina käytettävä tulevaisuuden arvovirtakaavio, joka on ensimmäinen askel, niin sanottu minimum viable product, kohti laajempaa prosessien digitalisointia. Tutkimuksen tuloksena laadittu tulevaisuudenkuva osoitti, että suurin hyöty saavutettiin prosessin suoritusjärjestystä muuttamalla, ylimääräisten vaiheiden poistamisella ja saamalla jäljelle jääneet vaiheet virtaamaan jo ennen prosessien digitalisoimista. Digitaalinen järjestelmä automatisoi ja standardisoi rutiinityötä, minimoi virheet ja mahdollistaa työn tekemisen paikasta riippumatta. Sekä prosessien kehitys, että niiden digitalisointi vapauttavat työntekijän aikaa ja vähentävät ylitöitä. Pilvipohjaiset järjestelmät ja standardoitu prosessi mahdollistavat sijaisjärjestelyt. Suoraa kustannusetua saadaan kuitenkin vain vähentyneestä resurssikustannuksesta ja toiminnallisten etujen oletetaankin konkretisoituvan kustannussäästöinä epäsuorasti ajan myötä