Implementasi Administrasi Perkantoran di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Barat

Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik juga. Setiap perusahaan mempunyai administrasi perkantoran dengan tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan tersebut juga mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasinya. Administrasi perkantoran merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi perkantoran. Aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi perkantoran sebagian besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang mempresentasikan keadaan (misalnya, jumlah persediaan tinta printer bulan ini) maupun aktifitas pekerjaan (misalnya, jumlah transaksi pembayaran yang dilakukan hari ini) sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat dipahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah ke dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang baik akan membuat keputusan maupun pengontrolan yang dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikan ke dalam form agar dapat didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer. Bila administrasi perkantoran kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi perkantoran yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Kegiatan perkantoran atau kegiatan tata usaha merupakan bagian dari kegiatan administrasi yang dipimpin oleh administrator. Dalam hubungan ini administrator merupakan pucuk pimpinan organisasi administrasi. Administrator berkewajiban membuat organisasinya hidup, tumbuh, berkembang dan bergerak, yaitu dengan menjalankan administrasi. Menurut Siagian (2001) Kegiatan yang biasanya dilakukan pada administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut, serta terdapat unsur-unsur administrasi diantaranya : pengorganisasian manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, dan tata usaha. Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran lainnya juga akan ikut terganggu. Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa, administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat perananan administrasi perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor, mengingat tujuan yang ingin dicapai akan sangat terpengaruh oleh administrasi kantor yang saling bekaitan satu sama lain. Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat juga merupakan suatu instansi pemerintahan yang bertugas mewadahi, melayani, dan memfasilitasi tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan anggota dewan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan. Dari beberapa latar belakang inilah penulis mengangkat judul tugas akhir yang sederhana ini berjudul “Implementasi Kegiatan Administrasi Perkantoran Di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Barat”