Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Pada Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Kantor Gubernur Sumatera Barat

Dalam menjalankan fungsi perkantoran, baik dalam pemerintahan ataupun swasta sudah pasti membutuhkan ketersediaan barang dan jasa sebagai penunjang untuk mengoptimalkan pencapaian kerja mereka. Pada saat sekarang ini, banyak instansi/kantor dalam memenuhi kebutuhan barang dan jasa mereka menggunakan sistem pengadaan untuk mempermudah pembelian dan menemukan penyedia barang/jasa yang menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan menggunakan sistem pengadaan, kebutuhan - kebutuhan dapa t dipenuhi sesuai dengan spesifikasi, fungsi, ataupun biaya sesuai dengan yang telah direncanakan dan ditetapkan oleh masing - masing pekerja atau masing - masing organisasi dalam sebuah instansi/kantor. Filosofi pengadaan adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan yang dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai metode dan proses pengadaan barang dan jasa yang baku. Secara sederhana, pengadaan juga dapat diartikan sebagai suatu pros es kegiatan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa dalam menunjang keberhasilan pencapaian tujuan bisnis/kantor. Menurut Weele (2010), “ Procurement is the acquisition of goods or services. It is favorable that the goods or services are appropriate 2 and th at they are procured at the best possible cost to meet the needs of the purchaser in terms of quality and quantity, time, and location” . Dapat diartikan bahwa pengadaan adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang t epat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi. Sedangkan Christoper & Schooner (2007) mengatakan pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan baran g atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Maka dapat disimpulkan, pengadaan merupakan kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan pengguna/pembeli secara trans paran, efektif dan efisien. Pengadaan berperan penting dalam sebuah instansi/kantor karena pengadaan (procurement) dapat dikatakan sebagai pusat keuntungan (profit center) bagi sebuah instansi karena barang dan jasa yang akan dibeli dengan menggunakan si stem pengadaan akan terlibat langsung dalam kegiatan produksi dan kegiatan operasional instansi/kantor yang menentukan biaya serta hasil kerja dan kinerja pekerja serta menentukan keuntungan perusahaan. Pengadaan merupakan suatu kegiatan dimana setiap inst ansi rata - rata mengalokasikan 70% anggarannya pada pengadaan barang dan jasa (Willem Siahaya, 2012). Terdapat tujuan instansi/kantor dalam memenuhi kebutuhan barang atau jasa menggunakan sistem pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga /biaya yang dapat dipertanggung jawabkan dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai serta pengadaannya dapat 3 diterima sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Sama halnya dengan melakukan kegiatan - kegiatan lainnya, dalam melakukan pengadaan barang/jasa ju ga terdapat beberapa hambatan/kendala. Kendala - kendala dalam melakukan pengadaan barang/jasa dapat bersumber dari penyedia barang/jasa ataupun bersumber dari pengguna barang/jasa. Kendala dalam melakukan pengadaan barang/jasa dapat seperti rencana pengadaa n tidak berdasarkan kebutuhan organisasi tetapi hanya berdasarkan keinginan perseorangan atau kelompok dalam organisasi tersebut. Untuk melakukan pengadaan barang/jasa agar berjalan dengan baik dan benar serta meminimalisir kesalahan atau kendala - kendala yang dapat terjadi dalam pengadaan barang/jasa perlu adanya keterlibatan dari pihak - pihak tertentu sesuai dengan tugas pokok serta wewenang yang mereka miliki untuk memperlancar proses terjadinya pengadaan barang/jasa disebuah organisasi. Pihak - pihak tersebut mempunyai tugas pokok dan wewenang yang berbeda sesuai dengan jabatannya masing - masing, seperti Pengguna Anggaran memiliki tuga s pokok dan wewenang menetapkan rencana umum pengadaan, dan Pejabat Pembuat Komitmen memiliki tugas pokok dan wewenang menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa. Pihak - pihak terkait yang mempunyai tugas pokok dan wewenang dalam melakukan pengadaan barang/jasa memiliki peranan penting dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa untuk memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Pada instansi pemerintah dan swasta tujuan dilakukannya pengadaan barang/jasa sama halnya dengan yang telah disampaikan diatas, han ya saja instansi pemerintah dan swasta mempunyai perbedaan dalam sumber dana 4 yang digunakan untuk pengadaan barang/jasa. Pengadaan barang/jasa pada pemerintah dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Daerah (APBN/APBD) dan Pinjaman/Hib ah Luar Negeri (PHLN). Pengadaan barang/jasa dilingkungan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi Lainnya yang pembiayaannya baik sebagian atau seluruhnya bersumber dari APBN/APBD. Sedangkan beberapa persen pengadaan barang/jasa yang me ngikut sertakan negara lain maka dananya berasal dari pinjaman/hibah luar negeri yang diterima oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Sumber dana yang sebagian atau seluruh dananya berasal dari pinjaman atau hibah luar negeri berpedoman pada ketentua n Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010. Berbeda dengan perusahaan swasta, untuk melakukan pengadaan barang/jasa pada perusahaan swasta seluruh sumber dananya berasal dari anggaran belanja perusahaan itu sendiri. Perusahaan swasta akan menggunakan anggaran b elanja perusahaannya untuk membeli kebutuhan operasional dalam rangka tercapainya tujuan perusahaan. Pengadaan barang/jasa memiliki beberapa prosedur/tahapan dalam mencapai tersedianya kebutuhan barang/jasa organisasi yang dimulai dari perencanaan anggara n sampai dengan penandatanganan kontrak antara penyedia barang/jasa dengan pengguna barang/jasa. Prosedur pengadaan barang/jasa secara benar dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dapat dilihat pada Perpres No.54 Tahun 2010, Perpres No.70 Tahun 2012, dan P erpres No.4 Tahun 2015. Melakukan pengadaan barang/jasa wajib hukumnya dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh pemerintah agar tidak terjadinya kesalahan dalam pembelian barang/jasa yang 5 dibutuhkan, pemborosan dalam hal biaya karena mel akukan kesalahan dalam pembelian barang/jasa, penyelewengan dana pengadaan barang/jasa kepada pihak - pihak tertentu, persaingan antar pengguna barang/jasa tidak sehat, informasi dalam hal teknis, administrasi, ataupun penetapan pemenang tidak dilakukan seca ra transparan, dan lain sebagainya