ANALISIS PENERAPAN E-OFFICE SEBAGAI PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE DI DEPO ARSIP KABUPATEN BANGKALAN

ABSTRAK Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi mengakibatkan suatu organisasi ingin memaksimalkan penggunaan teknologi otomatisasi dengan cara memanfaatkan teknologi yang ada untuk keperluan administrasi perkantoran, seperti dalam proses pengarsipan. Tekonologi informasi yang diterapkan dalam sebuah kantor untuk mendukung kegiatan perkantoran diantaranya yaitu penerapan e-office. Penerapan aplikasi e-office yang digunakan dapat mengurangi penggunaan kertas atau paperless office dalam sebuah kantor. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan penerapan e-office sebagai perwujudan paperless office di Depo Arsip Kabupaten Bangkalan. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subyek dalam penelitian ini berjumlah 3 orang. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model Miles & Hubermen dengan menggunakan triangulasi sumber. Hasil penelitian ini adalah aplikasi e-office yang digunakan oleh Depo Arsip Kabupaten Bangkalan yaitu Aplikasi Simardi (Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis). Aplikasi Simardi ini membantu pengelolaan kearsipan daerah, mulai dari proses entri data surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentuk-bentuk laporan yang berkaitan dalam pengelolaan arsip diantaranya daftar arsip (daftar arsip permanen, daftar arsip musnah dan daftar arsip dinilai kembali) serta laporan statistik volume arsip, agar arsip-arsip yang berada di seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dapat terpantau dan menjadi lebih tertib. Hasil yang didapatkan dari penerapan aplikasi e-office Depo Arsip Kabupaten Bangkalan mampu menekan penggunaan kertas hingga 18% dari sebelumnya 40 rim menjadi 33 rim setiap tahunnya, meski aplikasi e-office yang diterapkan masih belum sempurna. Kata kunci: e-office, paperless office   ABSTRACT The development of information and communication technologies effect an organization to maximize the use of automation technologies by utilizing existing technologies for the utilities of the administration offices, as in the archiving process. One of the information technology that is applied in an office to support office activities is the implementation of e-office. The implementation of e-office application that is used can reduce the use of paper or paperless office within an office. The purpose of this study is to describe the implementation of e-office as the embodiment of the paperless office in Depo Archive Bangkalan. The design of the present research is descriptive qualitative and the subjects of this research consists of 3 people. This research uses a model of Miles & Hubermen using triangulation as the data analysis techniques. The result of this research is the application of e-office used by Depo Archives Bangkalan is Simardi Application (Dynamic Archive Management Information System). Simardi application helps the management of areas archival, starting from the data entry of in and out mail process, the retention of archives, the reports form relating to the archives management including the archive list (permanent archives list, deleted archives list, and archives revalued list) and statistical reports of volume archives, so that the archives throughout SKPD (Regional Work Units) can be monitored and be more orderly. The results obtained from the application of e-office applications in Depo Archive Bangkalan is that e-office application can reduce the use of paper from 40 rim become 33 ream each year, despite the implementation of e-office application is not yet perfect. Keywords: e-office, paperless offic