Samfélagsmiðlar hjá ríkisstofnunum á Íslandi: Notkun, hlutverk og markmið

FræðigreinarMarkmið rannsóknarinnar var að kanna notkun og hlutverk samfélagsmiðla hjá ríkisstofnunum hérlendis. Notaðar voru megindlegar og eigindlegar aðferðir við framkvæmd hennar. Spurningalisti var sendur á rafrænu formi til allra ríkisstofnana hérlendis og tekin voru hálfstöðluð viðtöl við sérfræðinga hjá stofnunum. Ekki hafa áður verið gerðar rannsóknir um þetta viðfangsefni hérlendis. Af þeim sökum þótti tímabært að gera könnun um samfélagsmiðlanotkun á opinberum stofnunum með það fyrir augum að bæta við nýrri þekkingu á sviðinu. Engar sambærilegar erlendar rannsóknir fundust en þessi rannsókn grundvallaðist á tengdum könnunum og heimildum erlendis frá. Samkvæmt niðurstöðum úr spurningakönnuninni notaði tæplega helmingur ríkisstofnana samfélagsmiðla í starfsemi sinni og voru Facebook og YouTube þeir miðlar sem voru mest nýttir. Vinsældir, útbreiðsla, notagildi og hentugleiki réðu helst vali á miðlunum. Meirihluti stofnana hafði hvorki skilgreint markmið með notkun samfélagsmiðla né ákveðið hlutverk og ábyrgð starfsmanna með notkun miðlanna. Stofnanirnar lögðu mikla áherslu á að setja kynningu og fréttir um starfsemina á samfélagsmiðla sína auk þess sem nokkuð var um tilvísanir í efni af öðrum vefsíðum. Hjá viðmælendum kom meðal annars fram að markmið með notkun samfélagsmiðla væru upplýsingamiðlun, móttaka upplýsinga, að auka sýnileika, að opna stofnanir og auka gegnsæi. Einnig töluðu þeir um mikilvægi þess að vera á persónulegum nótum á samfélagsmiðlum stofnana en hins vegar var bent á að nokkurrar hræðslu gætti á meðal stofnana við að nota samfélagsmiðla, sér í lagi við að starfsmenn sýndu mannlega hlið á þeim. Þá kom fram að frumsamið efni á samfélagsmiðlum stofnana væri í minnihluta og stofnanir beittu töluvert skipulegri miðlun efnis af vefsíðum sínum á samfélagsmiðlana. Jafnframt gerði almenningur fremur lítið af því að setja efni á samfélagsmiðla stofnana.The purpose of this research was to study the use and role of social media hosted by government institutions in Iceland. The research was conducted using quantitative and qualitative research methods. A survey was sent electronically to all government institutions in Iceland and semi-structured interviews were conducted with specialists working for institutions. No research has been conducted on this subject in Iceland before. It was therefore considered timely that a research was conducted on the use of social media in public institutions, with the intention of adding new knowledge to the field. No similar research from outside of Iceland was found, but this research was based on related studies and sources from abroad. A little less than half of government institutions used social media as part of their activities and Facebook and YouTube were most widely used. Popularity, circulation, usefulness and convenience were the most important factors when choosing social media. The majority of institutions had neither defined social media goals nor the role and responsibility of employees when using social media. The institutions placed strong emphasis on publishing adverts and news items on the institutions’ activities via social media pages and there were a considerable number of references to material on other web pages. Among other things the interviewees said that the purpose of using social media was information dissemination, reception of information, more visibility, the opening of institutions to the public and increased transparency. They talked about the importance of being informal on social media, but they also pointed out that there had been some fear among institutions of using them, in particular fear of employees showing a human side via social media. There was minimal use of original material on institutions’ social media pages, while institutions were quite systematic in posting material from their website through social media. Also, the public did not post much material on social media used by institutions