Excellence in governance. How ministries in Iceland conform to laws and regulations on records management.

Í rannsókninni var leitast við að komast að því hvernig ráðuneyti á Íslandi framfylgja lögum og reglum um skjalastjórn. Rannsóknin byggir á eigindlegri rannsóknaraðferð. Tekin voru tíu hálf formuð viðtöl við ellefu skjalastjóra ráðuneytanna og einnig voru fyrirliggjandi gögn úr ytra og innra umhverfi skoðuð. Markmið rannsóknarinnar var að skoða hvernig ráðuneytin haga skráningu og meðferð mála. Ákvæði í stjórnsýslulögum og upplýsingalögum kveða á um að skráning skuli vera með ákveðnum hætti. Umboðsmaður Alþingis hefur gert athugun á skráningu og meðferð mála hjá stjórnsýslunni og í framhaldi beindi hann tilmælum til stjórnvalda um úrbætur. Niðurstöður rannsóknarinnar sýna að almennt er skjalastjórn og meðferð og skráning mála til fyrirmyndar hjá ráðuneytunum. Lögð er áhersla á að fullnægja lagaskyldum og fylgja reglum og leiðbeiningum Þjóðskjalsafns Íslands. Niðurstöður rannsóknarinnar sýna að nokkur misbrestur er á að ráðuneytin hafi unnið eftir þeim tilmælum sem umboðsmaður Alþingis hefur beint til stjórnvalda um að setja reglur um málshraða, skrá tímafresti á mál og senda tilkynningar um fyrirsjáanlegar tafir og áætlaðan endanlegan afgreiðslutíma. Ráðuneytin hafa þó stigið skref í þá átt að nýta málaskrá betur til eftirlits með stöðu og afgreiðslu mála. Í nýrri útgáfu málaskrár hefur verið lögð sérstök áhersla á áminningar og yfirlit. Vandaðir stjórnsýsluhættir felast meðal annars í því að hafa skjalastjórn og skráningu mála í góðu lagi. Hjá öllum ráðuneytunum er jákvætt hugarfar gagnvart skjalastjórn og starfsfólk almennt meðvitað um það lagaumhverfi sem það starfar í.The objective of this research was to examine how ministries in Iceland conform to laws and regulations on records management. The research is based on qualitative research methods. It is comprised of ten semi structured interviews with eleven records managers from the ministries which provided the basis for findings. In addition, external data from both inner and outer environment of the ministries was used. The result was an examination of the registration procedures of the Icelandic ministries and how they conform to articles in the Administrative Procedures Act that stipulates that registration procedures should be carried out in a certain way. In addition, the Althing Ombudsman, has made an inquiry into administration registration procedures of the ministries and requested changes. The findings of the research show that, in general, registration procedures within ministries are in order. There is a clear emphasis on adhering to legal requirements and following rules and guidelines set by the National Archives of Iceland. The findings reveal that the ministries have not fully adhered to the changes requested by the Althing Ombudsman, especially regarding speed of processing, recording time limits and sending out notices of delays or expected final time of delivery. The ministries have taken steps to use log of records to better monitor the status and execution of outstanding issues. In a new version of the records log, a special emphasis is on reminders and overviews. Excellence in governance is among other things based on having records management and case log in order. Finally, all ministries demonstrated an open mind to records management and staff is generally knowledgeable of the legal environment within which they operate