Skjalastjórn ríkisstofnana. Samræming og stöðlun verkferla

Þessi rannsókn er lokaritgerð til BA-prófs í bókasafns- og upplýsingafræði. Markmið með rannsókninni var að skoða viðhorf og aðstæður hjá opinberum stofnunum varðandi skjalavörslu og skjalastjórn og hvað stofnanir teldu sig þurfa til þess að geta uppfyllt þær skyldur sem lög og reglur kveða á um. Aðferðum eigindlegrar aðferðafræði var beitt við framkvæmd rannsóknarinnar. Rannsóknargagna var aflað með viðtölum sem byggð voru á fyrir fram útbúnum viðtalsramma. Viðtöl voru tekin við sex starfsmenn fjögurra stofnana, það er þrjá forstöðumenn, einn deildastjóra, einn þjónustufulltrúa og einn skjalastjóra. Úrvinnsla gagna var unnin og greind með aðferðum grundaðrar kenningar. Helstu niðurstöður voru þær að skjalavarsla og skjalastjórn voru ekki fullnægjandi hjá þremur stofnunum af fjórum. Starfsmaður, sem sinnti skjalavörslu í fullu starfi, var ekki til staðar hjá stofnununum og enginn sérhæfður starfsmaður var starfandi við skjalavörslu og skjalastjórn. Kvörtuðu stofnanir um skort á innanhússþekkingu og fjármagni til að geta sinnt lögbundnum skyldum. Stofnanir höfðu hvorki fengið stuðning né athugasemdir frá sínum ráðuneytum varðandi skjalavörslu og skjalastjórn og var skortur á forystu og leiðsögn ráðuneyta. Enn fremur þurfi að auka skilning á mikilvægi skjalavörslu hjá stjórnsýslunni og Alþingi. Allar stofnanirnar kvörtuðu um skort á fjárheimildum til að sinna skjalastjórn og þess vegna hefur skjalastjórn verið sett aftast í forgangsröðina. Meðferð skjala var mismunandi hjá stofnununum og í flestum tilvikum ekki samkvæmt lögum. Allar stofnanirnar voru jákvæðar gagnvart miðlægum og stöðluðum málalykli. Einnig voru flestir viðmælendur jákvæðir gagnvart samræmdu skjalavistunarkerfi allra ríkisstofnana. Stofnununum var almennt ekki kunnugt um eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns Íslands en tvær stofnanir höfðu þó svarað könnuninni. Flestir vissu ekki með vissu hvar á þroskastigstöflunni þeirra stofnun var en höfðu þó grun um hvar. Töldu stofnanirnar þetta vera merki um bága stöðu skjalastjórnar innan stofnunarinnar