Allt frá umsókn til starfsloka: Meðferð upplýsinga sem varða mannauð fyrirtækja

Markmið rannsóknarinnar var að öðlast vitneskju um meðhöndlun skjala og upplýsinga sem við koma mannauði einkafyrirtækja á Íslandi. Tilgangur rannsóknar var að varpa ljósi á mikilvægi þess að vera með örugga aðgangsstýringu og viðeigandi varðveislu persónulegra upplýsinga, gagna og skjala, meðal annars með hliðsjón af lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Rannsóknin var unnin samkvæmt eigindlegum rannsóknaraðferðum, þar sem skoðað var hvernig skjöl og upplýsingar sem tengist mannauði eru meðhöndluð innan fyrirtækis og hvernig rafræn kerfi eru nýtt við meðferð og utanumhald þeirra. Í ljósi þess var rætt að hverju mannauðsstjórar og skjalastjórar þurfa að huga við meðferð skjala og upplýsinga varðandi starfsmenn fyrirtækis, út frá nýjum lögum um persónuvernd og nýrri persónuverndarreglugerð. Gögn rannsóknar voru byggð á átta viðtölum og framkvæmd þriggja þátttökuathugana auk þess sem rannsökuð voru fyrirliggjandi gögn. Helstu niðurstöður voru þær að skjöl og aðrar upplýsingar varðandi starfsmenn voru meðhöndlaðar að mestu leyti í rafrænum kerfum. Hlutverk rafrænna kerfa hefur því mikið vægi við alla meðferð skjala. Sér í lagi auðvelda sérstök mannauðskerfi starf mannauðsstjóra sem um munar. Með tilkomu nýrrar Evrópureglugerðar og nýjum lögum um persónuvernd þarf enn frekar að rýna í hvernig meðferð skjala og upplýsinga varðandi starfsmenn er háttað auk þess sem standa þarf vel að innleiðingu breytinga. Út frá niðurstöðum rannsókna mætti álykta að mikill vilji var fyrir því hjá mannauðsstjórum og skjalastjórum að vera vel undirbúnir undir breytingarnar. Í viðtölunum kom fram að margir þættir væru unnir samkvæmt núgildandi lögum og reglum um persónuvernd innan fyrirtækisins. Augljóst var þó að hjá sumum þessara fyrirtækja væri svigrúm til úrbóta til þess að unnt væri að uppfylla kröfur