Varðveisla stafrænna gagna: Aðferðir tækni og skil til Þjóðskjalasafns Íslands

Til að hægt sé að skoða upplýsingar á stafrænu formi þarf bæði viðeigandi vél- og hugbúnað. Hröð tækniþróun gerir langtímavarðveislu stafrænna gagna erfiða vegna þess að aðferðir og búnaður úreldast hratt. Að óbreyttu er líklegt að gögnin verði á fáum árum eða áratugum ólæsileg, annað hvort vegna þess að rétt þekking eða tækni eru ekki til staðar, eða að geymslumiðlar gagnanna hafi skemmst. Helsta lausnin felst í að geyma stafræn gögn á stöðluðum skrásniðum sem eru annaðhvort hentug til varðveislu eða í víðtækri notkun og því ólíklegri til að úreldast. Gera þarf ráð fyrir að flytja gögnin á endanum á nýtt snið og reglulega yfir á nýjan geymslumiðil. Stafræn gögn þarfnast því stöðugs aðhalds. Varðveisla stafrænna gagna er tiltölulega nýtt viðfangsefni og aðferðirnar eru enn í mótun. Mikil þróun hefur átt sér stað á síðastliðnum áratug. Þjóðskjalasafn Íslands varðveitir stafræn gögn skilaskyldra aðila sem er skylt að útbúa sérstaka vörsluútgáfu úr gögnum sínum í samræmi við reglur Þjóðskjalasafns sem fengnar eru frá Ríkisskjalasafni Danmerkur. Skil gagna til Þjóðskjalasafns Íslands virðast hafa farið hægt af stað sem gæti skýrst af hárri prósentu opinberra stofnanna sem hafa ekki innleitt fullnægjandi skjalavörslu