Landspítali og sjúkraskrár: Staða og framtíðarsýn

Markmið rannsóknarinnar var að skoða hvernig staðið var að sjúkraskrármálum á Landspítala, hvort sem sjúkraskrár væru varðveittar á pappírsformi eða rafrænu formi. Þá var tilgangurinn að skoða stefnumótun varðandi sjúkraskrár meðal stjórnenda og starfsmanna spítalans. Rannsóknin byggði á eigindlegri rannsóknaraðferð, tekin voru djúpviðtöl við átta viðmælendur, framkvæmdar voru tvær þátttökuathuganir, einn rýnihópur myndaður og fyrirliggjandi gögn skoðuð. Rannsóknarspurningarnar voru fimm: Hvernig meðhöndlun og notkun á virkum sjúkraskrám á pappírsformi og rafrænum sjúkraskrám væri háttað og hver væri stefnan varðandi sjúkraskrár Landsspítala, rafrænar og á pappírsformi. Enn fremur hvort stefnt væri að því að færa sjúkraskrár á pappírsformi yfir á rafrænt form, hvort hugað væri að skjalastjórn innan rafrænnar sjúkraskrár og hvernig staða Landspítala í sjúkraskrármálum væri í samanburði við önnur lönd. Niðurstöður rannsóknarinnar voru þær helstar að unnið væri markvisst að því innan Landspítala að minnka notkun á sjúkraskrám á pappírsformi og stefnt væri að því að allar nýjar sjúkraskrár væru á rafrænu formi. Stjórnendur á stofnuninni virtust vera með skýra og markvissa stefnu þegar kæmi að málefnum varðandi sjúkraskrár. Í rannsókninni kom fram að ítarlegt eftirlit með aðgangi og notkun heilbrigðisstarfsfólks væri viðhaft innan eftirlitsnefndar spítalans. Stöðugt væri hugað að þróun á tölvukerfum til þess að bæta eftirlitið. Starfsfólk virtist vera meðvitað um að eftirlit væri haft með störfum þess innan rafrænnar sjúkraskrár. Niðurstöður bentu til þess að hönnun og þróun á rafræna sjúkraskrárkerfinu Heilsugátt virtist hafa tekist vel. Heilsugátt væri skoðunaraðgangur yfir mörg rafræn sjúkraskárkerfi Landspítala og Sögu gagnagrunninn. Í tengslum við hana væri verið að innleiða skjáborð sem innihéldi allar helstu upplýsingar varðandi meðferð sjúklinga. Niðurstöður bentu til þess að starfsfólk taldi skjáborðin bæta öryggi og gæði heilbrigðisþjónustunnar. Með tilkomu samtenginga við aðrar heilbrigðisstofnanir í gegnum Heilsugátt væri unnt að bæta og auka öryggi rafrænna samskipta á milli stofnana. Niðurstöður bentu til þess að fræðsla og kennsla fyrir starfsfólk Landspítala væri ábótavant. Átti það bæði við um almenna tölvukennslu sem og fræðslu um rétta meðhöndlun skjala. Þörf væri á að kenna grunnhugtök í skjalastjórn innan rafrænnar sjúkraskrár en einnig við daglega skjalaumsýslu spítalans. Nauðsynlegt væri að kenna starfsfólki að nýta sér verkfæri skjalastjórnar innan rafrænna kerfa til þess að tryggja aðgengileika, vernd og varðveislu gagnanna. Enn fremur að fræða og endurmennta starfsfólk um mikilvægi upplýsingaöryggis. Þar á meðal að gæta að leyniorðum og aðgangsorðum inn í tölvukerfi og gæta þess að viðhafa rétta skráningu í rafræna sjúkraskrá. Í rannsókninni kom fram að stjórnendur spítalans hefðu ekki tekið ákvörðun um að skanna inn eldri sjúkraskrár með því markmiði að koma þeim yfir á rafrænt form. Tæknileg hlið verksins hefði þar af leiðandi ekki verið skoðuð. Rannsóknin leiddi í ljós að Landspítali stæði sig ágætlega í samanburði við erlendar heilbrigðisstofnanir þegar kæmi að málefnum rafrænnar sjúkraskrár. Spítalinn væri samt fremur aftarlega í tengslum við samræmingu í skráningarhluta rafrænnar sjúkraskrár og vegna þess að ennþá væri notast við sjúkraskrár á pappírsformi. Í rannsókninni kom fram að gæði og öryggi rafrænnar sjúkraskrár hefði tekið miklum framförum innan Landspítala á síðustu árum. Unnið hefði verið að mótun og innleiðingu upplýsingaöryggisstefnu, aðgangsstefnu og alþjóðleg vottun fengist. Skýr stefna stjórnenda væri um að uppfylla hæstu gæða- og öryggisstaðla sem tengdust rafrænum sjúkraskrárkerfum.The aim of this research was to examine how procedures concerning medical records at the University Hospital of Iceland were conducted, either if the records were in a digitalized form or on paper. The purpose was to take a look at policies on medical records that were in place, whether those were for directors or general employees at the hospital. The research was built on a qualitative method which consisted of, structured in depth interviews on eight participants, two participant observations, one focus group, and gathered data, internal material, analysed. The research questions were five in total: How is the handling and usage of active medical records in paper and digital form, and what are the policies in place at the University Hospital of Iceland concerning paper and digital medical records. Furthermore, if the aim was to transfer physical medical records to digital, and if record management for digital records were taken into consideration. Lastly, how does the University Hospital in Iceland compare to other countries in matters of medical records. The results of the research showed that the University Hospital of Iceland was currently working on reducing medical records on paper form. Work was being done concerning all newly registered medical records to be on digital form. Directors at the organization seemed to have a clear and concise policy regarding medical records. The research identified that strict protocols on accessibility and usage by healthcare employees were followed by the supervision committee of the hospital. Constant thought on improvements of these information systems were being carried out for better transparency and supervision of the data. In the research, it was pointed out that the design and development of Heilsugátt, the digital medical electronic records management system, went well. Heilsugátt is sort of a viewing platform over multiple digital medical records systems, both from the University Hospital of Iceland and the Saga database system. Heilsugátt has been helpful in the treatment of patients and a desktop interface was being developed and implemented in clinical departments at the hospital. The results showed that employees though that the information desktop interfaces would improve upon patient security and the overall quality of the healthcare system. With the addition of interconnectivity between wards and departments, both internally and externally, through the use of Heilsugátt, digital communication and securing digital data was improved when shared between institutions. The research showed that information flow and education to employees was lacking. Applying both to general computer education as well as education on handling records. A need would be for further education on the basic concepts of digital records management, as well on daily life procedures at the hospital. Moreover, further education and retraining of employees on information security is needed. This includes, security of passwords and access information to the information systems, and to take care of validity of data concerning the medical records. The research stated that the directors of the hospital had not taken a decision on the scanning of physical medical records with the goal of bringing them to a digital form. The technical aspect of that has thus not been analysed. The results showed that the University Hospital of Iceland does fairly well in comparison to foreign medical institutes, when it comes to digitalization of medical records. The hospital was however further back in relation to coordination of records, as physical paper form records were still in use. In the research it showed that both the overall quality and security of digital medical records have significantly improved at the University Hospital of Iceland in recent years. Progressive work towards creating and implementing information security policies, access policies, is being done. As well as getting international certification in the field of healthcare, and information technology department. There were clear policies among the directors to meet the highest quality and security standards when it comes to digital medical records