Hver er staðan? Skjalastjórn og þekkingarstjórnun hjá íslenskum háskólum

Markmið þessarar rannsóknar um skjalamál og þekkingarstjórnun er að kanna með eigindlegri og megindlegri aðferðafræði hver staða skjalamála hjá háskólum á Íslandi er og hvernig gengið hefur að koma á hjá þeim kerfisbundinni skjalastjórn. Eins að kanna hver afstaða starfsfólks háskólanna sé til þekkingarstjórnunar og hvort háskólarnir nýti sér þekkingarstjórnun innan stofnana sinna en þekkingarstjórnun og skjalastjórn vinna saman að bættum gæðum. Að lokum verður kannað samband og samvinna háskólanna við Þjóðskjalasafn Íslands. Fjórir háskólanna eru opinberar stofnanir en þrír sjálfseignarstofnanir. Sjálfseignarstofnanir þurfa að fylgja lögum um Þjóðskjalasafn Íslands rétt eins og opinberar stofnanir þar sem þeir fá meirihluti rekstarfjár síns með framlagi á fjárlögum. Tekin voru hálfopin viðtöl við ábyrgðarmenn skjalamála hjá hverri stofnun fyrir sig, svör þeirra greind og unnið úr þeim samkvæmt reglum eigindlegrar aðferðarfræði. Áður en rannsóknin hófst var hún tilkynnt til Persónuverndar. Til þess að styrkja niðurstöður eigindlegu rannsóknarinnar voru spurningakannanir lagðar fyrir fjóra hópa starfsfólks háskólasamfélagsins með vefkönnunum. Markmið þeirra kannana var að ná fram sýn hins almenna starfsmanns á stöðu skjalamála og þekkingarstjórnunar hjá sinni stofnun og bera hana saman við svör ábyrgðarmanns skjalamála. Í vefkönnununum voru í senn bæði opnar og lokaðar spurningar þannig að um er að ræða sambland af eigindlegri og megindlegri rannsókn. Niðurstöður virðast benda til þess að á heildina litið sé ástand skjalamála háskólastofnanna hér á landi ekki í nógu góðu lagi og samband þeirra og samvinna við Þjóðskjalasafn Íslands alls ekki viðunandi þó á því séu 4 undantekningar. Mjög mikill munur er á þessum málum milli stofnanna, alveg frá því að vera í mjög góðu ástandi í það að vera afar slæmt. Þekkingarstjórnun er ekki notuð samhliða skjalastjórn í neinum háskólanna en hins vegar virðist starfsfólk almennt afar jákvætt í afstöðu sinni til breyttra starfshátta sem myndu stuðla að þekkingarmiðlun og skráningu þekkingar