Ways toward Successful Implementation of Electronic Records Management System (ERMS): You don’t know what you‘ve got until it‘s gone

Eigindleg rannsókn var framkvæmd hjá 900 manna þjónustufyrirtæki sem vann á þeim tíma að innleiðingu rafræns skjalastjórnunarkerfis. Hálfopin viðtöl voru tekin við tíu starfsmenn sem valdir voru með markvissu úrtaki. Viðtölin voru afrituð og gögnin greind með þemagreiningu. Rannsóknarefni var: Viðhorf starfsfólks til skjalastjórnunarlegra hugtaka, mat starfsmanna á stöðu skjalamála hjá fyrirtækinu, væntingar starfsfólks til nýs skjalastjórnunarkerfis og hugmyndir þess um hvað hægt væri að gera til þess að auka líkur á árangursríkri innleiðingu. Niðurstöður voru þær að starfsmenn voru hvorki með sameiginlegan skilning á skjalastjórnunarlegum hugtökum né um hvaða skjalastjórnunarlegu virkni ætti að innleiða hjá fyrirtækinu. Margir gallar og fáir kostir við núverandi fyrirkomulag skjalamála voru nefndir. Góð kennsla var það ráð sem flestir nefndu sem mikilvægan þátt í að auka líkur á árangursríkri innleiðingu. Innleiðingarverkefnið virðist vera illa kynnt fyrir starfsmönnum sem og skjalastjórnunarlegar áherslur fyrirtækisins. Niðurstöðurnar eru í grófum dráttum í samræmi við eldri rannsóknir sem fjallað er um í ritgerðinni að því undanskildu að starfsmenn nefndu stuðning stjórnenda ekki sem mikilvægan þátt.A research, based on qualitative methodology, was conducted at a service firm with 900 employees. The firm was implementing an electronic record management system (ERMS). Open-ended interviews were performed on ten employees, selected with purposeful sampling. The interviews were typed and data analyzed according to thematic analysis. The subject researched was to study the meaning of record management concepts in the mind of the employees, their opinion of the current state of record management at the firm, their expectations to the features of the new system as well as what advice they had on ways towards a successful implementation of ERMS. The findings imply that employees did not share a common understanding of the meaning of record management concepts nor which system features should be implemented. Many cons and few pros regarding the current state of record management at the firm were mentioned. The advice of ways toward successful implementation, mentioned by most employees, was training. The employees seemed to know little about both the implementation project as well as the firms record management procedures. The findings are in accordance with prior researches that are presented in this paper aside from the fact that employees did not mention that management support was very important