Availability in the records management of Icelandic organizations

Markmið rannsóknarinnar var að notast við Hinar almennt samþykktu meginreglur skjalahalds (Generally Accepted Recordkeeping Principles) og þroskalíkan fyrir upplýsingastjórnun sem byggir á meginreglunum til þess að komast að því á hvaða stigi skipulagsheildir væru staddar með tilliti til tiltækileika og öðlast þanni dýpri skilning á starfsháttum þeirra. Notast var við spurningalista sem sendur var út með kannanakerfinu Kannanir.is sem notast við hugbúnaðinn LimeSurvey. Á meðal helstu niðurstaðna má nefna að samtals 69,49% þátttakenda störfuðu hjá skipulagsheildum sem voru á stigum 3,4 og 5 í þroskalíkaninu með tilliti til tiltækileika sem telst vera viðunnandi og samtals 30,51% voru á stigum 1 og 2 sem telst vera óviðunnandi samkvæmt þroskalíkaninu. Samanlagt 71,18% þátttakenda störfuðu hjá hinu opinbera á meðan 22,03% störfuðu hjá fyrirtækjum, 1,69% hjá félagasamtökum og 5,08% hjá annarskonar skipulagsheildum. Samanlagt 79,66% störfuðu hjá skipulagsheildum sem höfðu innleitt rafrænt skjalastjórnarkerfi. Samtals 88,14% þátttakenda störfuðu hjá skipulagsheildum þar sem starfsfólk hafði aðgang að fræðsluefni sem leiðbeindi því hvernig ætti að skrá upplýsingar og 62,71% þátttakenda störfuðu hjá skipulagsheildum þar sem starfsfólk hafði aðgang að fræðsluefni sem leiðbeindi því hvernig ætti að endurheimta upplýsingar. Samtals 30,50% þátttakenda sögðu það vera frekar eða mjög algengt að starfsfólk á fyrsta starfsári ætti í erfiðleikum með að skrá og/eða endurheimta upplýsingar, 15,25% sögðu það vera frekar eða mjög algengt hjá starfsfólki á öðru starfsári og 8,47% sögðu það vera frekar eða mjög algengt hjá starfsfólki sem hafði starfað lengur en tvö ár hjá skipulagsheildinni. Samtals 45,76% þátttakenda sögðu það mjög sjaldan taka þá skipulagsheild sem þeir störfuðu við lengur en heilan vinnudag að endurheimta upplýsingar, 81,36% sögðu hana mjög sjaldan taka lengur en heila vinnuviku og samtals 86,44% sögðu það mjög sjaldan taka hana lengur en heilan mánuð.The goal of this research was to use The Generally Accepted Recordkeeping Principles and a maturity model for information governance based on the principles to find out what stage organizations were on with regard to availability to achieve a deeper understanding of their practices. The research showed that 69.49% of participants worked for organizations that were on stages 3,4 and 5 with regard to availability which is considered acceptable according to the maturity model and a total of 30.51% were on stages 1 and 2 which is considered unacceptable according to the maturity model. A total of 71.18% of participants worked for the public sector and a total of 79.66% worked for organizations that had implemented an electronic records management system. A total of 88.14% of participants worked for organizations where staff had access to educational material with instructions on how to record information and 62.71% of participants worked for organizations where staff had access educational materials with instructions on how to retrieve information. A total of 30.50% of participants said that it was rather or very common that staff had problems recording and/or retrieving information during their first year at work, 15.25% said that it was rather or very common for staff during their second year at work and 8.47% said that it was rather or very common for staff that had worked for more than two years for the organization. A total of 45.47% of participants said that it was very rare that the organization that they worked at took longer than one working day to retrieve information, 81.36% said that it was very rare that it took it longer than one working week to and a total of 86.44% said that it was very rare that it took it longer than a month