IT-Systeme im Personalmanagement

Die Bedeutung von IT-gestützten Prozessen und Abläufen in Unternehmen nimmt die letzten Jahre immer weiter zu. Dies betrifft neben Kernfunktionen vor allem sämtliche in Firmen vorhandene Unterstützungsprozesse, wie etwa das Personalmanagement mit den zugehörigen Personalinformationssystemen. Nicht nur, dass die Verwaltung ausschließlich in Papierform schon länger der Vergangenheit angehört, immer mehr geht es in Richtung standardisierter, technischer und modular aufgebauter HR-Systeme, wie beispielsweise „SAP HCM (Human Capital Management)“. Diese Arbeit beschäftigt sich mit IT-Systemen als Unterstützung für Personaltätigkeiten und konkret mit Prozessverbesserungen durch EDV-basierte Abläufe im Personalmanagement. Nach einer Literaturrecherche der behandelten Themengebiete von IT-Verwaltung und des (systemunterstützen) Personalmanagements, werden Funktionen und Nutzen der Systeme wie SAP HCM beschrieben. Durch IT-gestützte Verwaltung können Prozesse beispielsweise vereinfacht sowie Informationstransparenz geschaffen werden. Aufgrund der Reduzierung von Medienbrüchen sinkt auch eine mögliche Mehrfachdatenspeicherung oder Fehlerquote. Die Personalabteilung eines Unternehmens wird einerseits innovativer wahrgenommen und kann sich andererseits durch gewonnen Zeit aufgrund Senkung der Bearbeitungsdauer auch auf andere HR-Aufgaben konzentrieren. Dennoch sind Aspekte wie Investitionskosten eines Systems, laufendes Customizing sowie Wartungsaufwand oder der „Faktor Mensch“ nicht zu vernachlässigen. Das Budget für eine solche Systemeinführung muss vorhanden sein und eine Kosten-Nutzen-Analyse sollte vor Umstellung durchgeführt werden. Außerdem ist die Akzeptanz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber einer Tool-Nutzung ein zentraler Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, damit solch eine Umsetzung zielführend ist. Als praktisches Anwendungsbeispiel dient in dieser Arbeit die Beschreibung und Analyse eines in einem kommunalen Infrastrukturdienstleistungsunternehmen eingeführte Projekt der sogenannten „End2End-Prozesse“. Es erläutert dabei die Analyse der strategischen Bedeutsamkeit dieser Systeme für Unternehmen und zeigt anhand von ausgewerteten Kennzahlen, zu welchen Effizienzsteigerungen es dadurch kommen kann. Das erwähnte Projekt ermöglichte es, durch systemtechnische Erweiterungen ausgewählte Personalverwaltungsabläufe zu verbessern beziehungsweise zu beschleunigen. Die Prozessabläufe werden beschrieben sowie verglichen und mittels Analyse von Kennzahlen ein Fazit über den Projektoutput und über den Nutzen von IT-unterstütztem Personalmanagement gezogen. Eine Online-Umfrage, die im behandelten Konzern im Zeitraum von März bis April 2017 durchgeführt wurde, liefert Ergebnisse zum subjektiven Empfinden des Tools für Endanwenderinnen und Endanwender. Die Analyse der Projektunterlagen inklusive Kennzahlen sowie die Auswertung der Umfrage zum System-Umgang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestätigen, dass die Beschleunigung von Prozessen durch IT-Unterstützung statt wie vormals per Papierverwaltung nicht nur theoretischer Natur ist, sondern sich auch praktisch merkbar auf die Effizienz in Bezug auf Bearbeitungszeiten oder Prozessdurchlaufzeiten auswirkt. Dies ist vor allem durch Reduzierung von Schnittstellen und Medienbrüchen zurückzuführen, da die Abläufe verschlankt wurden und ein zentrales System für jeden Prozessschnitt genutzt wird. Weiteres konnte die Fehlerquote reduziert werden, da Fehlermeldungen direkt eingebaut werden konnten und die Mitarbeiterin beziehungsweise der Mitarbeite seine Daten selbst direkt pflegen kann. Die durchgeführte Online-Umfrage zeigt außerdem, dass der Großteil der Befragten, die diese Änderungen bereits durchgeführt haben, die kürzere Bearbeitungszeit durch die überarbeiteten und systemgestützten Abläufe wahrnehmen. Auch zeigt sich die hohe Zufriedenheit mit dem System, in dem die eigenen Personalstammdaten verwaltet werden können.The importance of IT to support a companys processes has been increasing over the last few years and is becoming accumulatively relevant. The purpose of this paper is to examine how IT can support human resource processes (by an example of an implemented project in a communal infrastructure contractor) and how the effect on an increase of efficiency when processes are maintained through modern technology affects work or pass-through time procedures. In the first part it provides a theoretical overview of the mentioned topics and in addition to this theoretical research, this work involves the collection of primary data through an analysis of an implemented project called “End2End Prozesse”. In this project the company revised and improved processes through implementing a tool that allows their employees to change their data in the system directly instead of filling out paper and forward it to the human resource department. For this case study project documents and key figures were analyzed. Furthermore, an online survey was conducted to evaluate and review the personal sensibility of end users of the implemented processes. The paper outlines the importance of IT support for administrative work in companies and also which main issues should be considered when implementing new tools in a company. It shows key figures for improved process pass-through-times by reference to an implemented project of a communal infrastructure contractor. To review the opinion of end users of the system, the survey delivers an empirical analysis of how the theoretical research matches the practical execution. Therefore the findings not only show the importance of IT support, but also provide information of how it can enable a faster process pass-through-time and what end users appreciate. The analysis of the project documents as well as key figures and the output of the survey show that the increasing efficiency is not only a theoretical phenomenon, but is also perceptible for a companys practice.vorgelegt von: Julia ReitgruberAbweichender Titel laut Übersetzung der Verfasserin/des VerfassersWien, FH Campus Wien, Masterarb., 201