PA : Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Website pada Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Jawa Timur

Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Jawa Timur dalam administrasi bertanggung jawab langsung dalam pengelolaan atau pengecekan terhadap surat masuk dan surat keluar yang ada dalam DISPORA atau pihak instansi lain. Berdasarkan observasi pada DISPORA Provinsi Jawa Timur belum menerapkan sistem informasi arsip surat secara terstruktur. Terdapat beberapa permasalahan pada pengelolaan arsip surat yang diterapkan oleh sekretaris DISPORA saat ini, antara lain proses surat masuk, surat keluar, serta tracking surat masuk yang belum terintegrasi dengan Kepala Dinas melalui database. Hal itu menyebabkan kegiatan arsip surat di DISPORA masih belum terstruktur, dan pertukaran informasi antara Kepala Dinas dan Sekretaris tidak actual. Berdasarkan masalah di atas, maka dibuat Sistem Informasi Arsip Surat pada DISPORA Provinsi Jawa Timur. Sistem yang dibuat dapat digunakan untuk mengelola data master, mengelola disposisi, mengelola arsip digital, melakukan pencatatan surat masuk, melakukan pencatatan surat keluar dan tracking surat masuk yang menghasilkan informasi keberadaan surat masuk. Sistem Informasi Arsip Surat pada DISPORA Provinsi Jawa Timur dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Dengan adanya sistem ini, pihak sekretaris dapat melakukan kegiatan arsip surat secara terstruktur dan pertukaran informasi antara Sekretaris dan Kepala Dinas secara aktual