TA : Rancang Bangun Aplikasi Digitalisasi Arsip Pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Surabaya

Satuan Kerja Pemerintahan Daerah (SKPD) Kota Surabaya melakukan kegiatan pengarsipan pada badan perpustakaan dan pengarsipan Kota Surabaya. Bapersip mempunyai prosedur dan aturan pengarsipan dengan baik, dimulai dari menerima arsip dari pencipta arsip, mengelompokkan arsip, dan mengelola arsip. Bapersip juga melayani Pengunduhan arsip yang dilakukan oleh pengunjung. Bapersip dalam melakukan penyimpanan dan Pengunduhan hanya dilakukan oleh 2 petugas saja dengan volume arsip yang banyak. Petugas bapersip melakukan pencatatan data arsip, data pencipta arsip, dan data Pengunduhan arsip pada sebuah buku. Petugas juga melakukan pencarian data arsip secara manual dengan mencari pada sebuah rak arsip. Hal tersebut dapat disimpulkan pencatatan data arsip, pencatatan data Pengunduhan arsip, dan pencarian data arsip kurang teratur, rapi, dan ter backup terkomputerisasi. Solusi untuk permasalahan yang dialami oleh Bapersip adalah aplikasi digitalisasi arsip. Aplikasi digitalisasiarsip ini terdiri dari dua bagian yaitu Report Server dan Report Client. Sisi Report Serverakan melakukan pengolahan data arsip, instansi, perubahan digital arsip (OCR), transaksi arsip, dan pelaporan arsip. Pada sisi Report Clientdiperuntukan kepada pengunjung ketika akan mencari dan mengantrikan arsip arsip. Berdasarkan hasil testing yang telah dilakukan pada aplikasi digitalisasi arsip, maka aplikasi dinyatakan telah memenuhi kriteria kebutuhan manajemen Bapersip dalam melakukan pemantauan transaksi arsip keluar dan masuk. Serta mempermudah petugas mencari arsip untuk diunduh ketika arsip dipesan pengunjung