Balanced Scorecard - how to ensure maximum benefits by using the management

Erfaringsbasert master, 90 poeng.Hensikten med oppgaven er å kartlegge utfordringene med balansert målstyring som styringssystem i kommunal sektor for å finne ut hvordan sikrer kommunen optimal nytteeffekt av styringssystemet. I denne oppgaven undersøkes det om målstyringssystemet i Ullensaker kommune fungerer etter hensikten, utfordringene kartlegges og det forsøkes å finne ut hva som eventuelt skal til for at valgt system skal oppleves som et godt styringsverktøy i alle ledd i organisasjonen. Dette er belyst ved å benytte relevant litteratur om BMS, funn fra tidligere masteroppgaver, samt analyse av styringssystemet i Ullensaker kommune. Ved analyse av dagens styringssystem i Ullensaker kommune er det kartlagt hvilke deler av systemet som fungerer og hvilke områder som har forbedringspotensial. Tjenestene i kommunen er preget av stor vekst, mye dynamikk i befolkningen og utfordrende behovsprofil. Det er derfor helt avgjørende for kommunen å ha et styringsverktøy som sikrer strategisk styring. Kommunen er helt avhengig av å kunne følge opp utviklingen for å raskt kunne sette inn tiltak der det er behov. Gjennomgang av strukturen i målstyringssystemet i kommunen ga oss et bilde av et ryddig og konsekvent system som skal sikre helhetlig styring av tjenestene gjennom året. Innholdet har derimot etter vår mening stort forbedringspotensial. Først og fremst foreslår vi at kommunen går bort fra enhetstenkning og utarbeider et styringssystem som styrer etter måloppnåelse på tjenestenivå. Vi foreslår at man sjeler til KOSTRA sin inndeling av tjenester, dette for å ha lik sammenligningsgrunnlag med nasjonale målinger. På den måten sikrer for eksempel kommunen at alle virksomheter som leverer tjenester til hjemmeboende har samme resultatmål og styrer i samme retning. Dette vil gi forbedret fokus ved at det blir færre styringskort å forholde seg til, og dermed færre mål. Tjenestene blir “tvunget” til å utarbeide mål som er så sentrale at de gjelder alle virksomheter innen den aktuelle tjenesten. Vi ser det som nødvendig at kommunen tydeliggjør koblingen mellom overordnede mål satt i kommuneplanen og resultatmålene som settes i styringskortene i budsjettdokumentet. Ved å definere og tallfeste ønsket måloppnåelse oppnås det forventningsavklaring. Vi anbefaler å bruke farger for å gi bedre fremstilling av resultatoppnåelse og visualisere helhetlig målstyringssystem. Vi anbefaler videre å supplere eksisterende styringskorte med status fra foregående år og ev. landsresultater for å få noen referansemålinger. For at systemet brukes og videreutvikles etter hensikten, er det helt avgjørende at ansatte i kommunen har kunnskap om balansert målstyring. Kommunen bør derfor satse på å heve kompetansen på dette området blant de ansatte.Engelsk sammendrag (abstract) The main purpose of this study has been to identify the challenges by using balanced scorecard as a management system in the municipal sector in order to find out how the municipality best can maximize the benefits achieved by using the system. The study examines whether or not the established system in Ullensaker municipality is functioning as intended. The challenges are identified as well as the adjustments and measures necessary to ensure that the implemented system is perceived throughout the organization as an appropriate tool for strategic management. We have been using theory about performance management in general and balanced scorecard in particular as well as results from previous studies in the area in addition to our own case study. By analysing the current management system in Ullensaker municipality we have identified what parts of the system that works satisfactory and also where there is room for improvements. The strong population growth and the demographics put challenges to the production of municipal services. A well functioning management system that provides opportunities to monitor results and performance over time is critical for the administration in order to be able to take necessary actions. The analysis of the balanced scorecard system in Ullensaker showed that the structure of the system is consistent and well organized, providing a good basis for strategically managing service production throughout the year. The content of the system however in our opinion needs improvement. First of all we suggest that Ullensaker puts more focus on performance achieved related to the actual services produced and less on organizational boundaries. The way the KOSTRA system defines services provides useful measures that also makes it possible to compare the municipality´s performance with comparable municipalities. Objectives based on services will lead to fewer scorecards and more specific objectives. It is of critical importance that Ullensaker clarifies the connection between the vision, plans, strategies and goals on a master level and the more specific objectives in the scorecard connected with the production of services. Defining, stating and quantifying objectives will lead to clarified expectations in the organisation.Furthermore, we suggest using colours and figures to create a better presentation and visualization of the scorecards and the performance results. To be able to analyse internal development and create basis for benchmarking we suggest that results from former years and national average results are included in the scorecards. To ensure that the system is being used as intended and further developed, it is of crucial importance that the employees in the organisation have broad knowledge and understanding of balanced scorecard. Ullensaker should therefore make some efforts to increase the expertise in this area