Desarrollo de un sistema de organización y control en el área de Operaciones en la empresa Tel&Power S.A. de C.V.

Tel&Power es una empresa que se dedica a la prestación de servicios en tecnologías de la información; automatización, seguridad y control; y redes privadas virtuales. Se encuentra dividida en 5 departamentos: Dirección General, Ventas, Operaciones, Compras e Ingeniería. Este proyecto está enfocado únicamente al área de Operaciones, que está encargada de la instalación y funcionamiento de los proyectos, así como de la atención a fallas posteriores a la entrega del proyecto. Existen 3 líderes de proyecto, cada uno con su equipo de trabajo. Los líderes desarrollan los proyectos de manera distinta, ya que no existe un protocolo de trabajo ni los formatos necesarios. La asignación de los proyectos a los líderes se hace tratando de balancear la carga de trabajo, sin considerar la complejidad o duración de los proyectos. Al realizar un análisis en el área, los problemas encontrados fueron: Retrabajo: representa el 35% de los costos totales. Horas extra: se trabajan en promedio 40 horas extra por semana. El retrabajo se atribuye en 30% a las cotizaciones, 45% a la reparación de fallas y en 25% a los proyectos mal instalados. Por otro lado, se considera que el 70% de las horas extra son debidas al cierre de los proyectos y el 30% al retrabajo. Las propuestas para eliminar los problemas encontrados son: Estandarización de los procesos: Se desarrolló el diagrama de flujo, procedimiento y formatos para los procesos de cotización, instalación y redacción de memoria técnica. Sistema de evaluación y control de la calidad: Se propone el control de 3 aspectos: fallas, satisfacción del cliente y cumplimiento de plazos. Sistema de administración de proyectos: Se sugiere el uso del Microsoft Project, ya que está basado en el PERT y el método de la ruta crítica, para balancear la carga de trabajo de los líderes, así como lograr una mejor administración de recursos y determinar una fecha compromiso real. Estudio de tiempos cronometrados: Se realizó un estudio de tiempos a una actividad de instalación para obtener el tiempo estándar. Se recomienda que la empresa continúe con las demás actividades de instalación, ya que esta información servirá para la cotización en horas hombre y como base para el desarrollo del PERT. Una vez implementadas todas las propuestas anteriores, se espera tener una reducción del retrabajo en un 60%, y de las horas extra en un 80%. Se recomienda el desarrollo de una base de datos con las fichas técnicas de los materiales para facilitar la realización de la memoria técnica; con esto se espera eliminar las horas extra por completo. Para las actividades de instalación que se presentan con poca frecuencia se sugiere la estimación de la duración optimista, normal y pesimista por medio de la experiencia