Pendekatan Siklus Deming dalam Perbaikan Sistem dan Prosedur Inventarisasi pada Fungsi Kerja Inventaris di Biro Administrasi Umum Universitas Surabaya

Biro Adum merupakan bagian penting dari Universitas Surabaya dalam menjalankan aktivitasnya, terutama dalam hal melayani permintaan ruang, perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada, permintaan barang inventaris, pendataan barang inventaris, penghapusan barang inventaris, layanan umum perbekalan, layanan transportasi, dan layanan kebersihan. Masalah yang dialami oleh Biro Adum adalah tidak berjalannya sistem dan prosedur inventarisasi yang ada sehingga menyebabkan ketidakakuratan pada waktu stock opname dan belum adanya sistem dan prosedur untuk penginventarisasian komputer, sehingga informasi keberadaan barang-barang inventaris tidak dapat diketahui secara tepat dan cepat. Untuk mengetahui penyebab permasalahan diatas maka dianalisis dengan menggunakan siklus Deming “Plan-Do-Check-Action”yang dimulai dari tahap Check. Dimana pada tahap Check ini dilakukan berbagai analisis, antara lain diagram sebab akibat dan five whys dari aktivitas-aktivitas inventarisasi yang telah berjalan hingga saat ini dan menganalisis apa penyebab tidak ada sistem dan prosedur untuk menginventarisasi komputer. Setelah itu, dilakukan tahap Action yaitu mengusulkan perbaikan apa saja yang dapat dilakukan sehingga dapat meminimalkan dan menghilangkan penyebab-penyebab permasalahan yang ada. Tahap Action ini akan dilanjutkan dengan tahap Plan, tahap ini merencanakan perbaikan yang telah diusulkan, antara lain membuat sistem on-line yang sesuai untuk menginventarisasi komputer, memutuskan bentuk pembagian komputer dalam pendataan inventaris, melakukan sosialisasi, mempertegas job description dalam melakukan inventarisasi untuk petugas inventarisasi baik di Fungsi Kerja Inventaris maupun di sub sistem, menambah petugas sebagai Teknologi Informasi (IT) dan melakukan evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur inventarisasi secara berkala. Langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi manajemen yang baru ialah menentukan faktor-faktor penting yang menjadi kebutuhan dari pemakai sistem terhadap informasi dengan menggunakan tahapan SDLC, yaitu Plan, Analysis, Design, Develop, Test, Implement, Maintain. Biro Adum merencanakan memiliki sistem informasi yang on-line sehingga dapat diakses langsung, mengusulkan perbaikan sistem dan prosedur inventaris dan perancangan infrastruktur pendukung sistem berupa hardware dan software yang dibutuhkan. Selanjutnya dilakukan tahap Do, terdiri-dari Develop, Test, Implement dan Maintain dari tahapan SDLC. Pengembangan sistem yang baru ini dilakukan secara outsourcing dan untuk pengembangan selanjutnya dapat dilakukan insourcing/selfsourcing. Setelah selesai dilakukan perancangan sistem informasi manajemen yang baru, dilakukan test untuk untuk melakukan uji apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik dan telah mampu menjalankan proses inventarisasi tanpa adanya error sehingga dapat menyediakan laporan-laporan inventaris sesuai dengan yang diinginkan. Selanjutnya, dilakukan implementasi dengan mensosialisasikan dan mensimulasikan data gedung TA pada sistem yang baru. Untuk mendukung berjalannya sistem maka dapat dilakukan maintenance terhadap hardware, software dan user. Selain itu, dilakukan analisis kelayakan dari design database, antara lain kelayakan teknik, ekonomi, operasi, jadwal dan hukum