Simulation-optimization model to determine the installed capacity of an educational services system

Introduction. The problem of determining the capacity in service companies is the lack of clear methodologies. As for academic institutions, the research advances on the subject are even more reduced. The literature available has widely covered other problems affecting capacity, and also the programming and the planning of staff, facilities and schedules without directly measuring capacity. Objective. To create a generic methodology to determine the capacity of an educative services system (schools, universities, etc) in terms of the quantity of students to serve with the institution´s infrastructure. Materials and methods. Firstly, a methodology to simulate the capacity used by the students throughout time is created. Then, with this information, an optimization model to calculate the maximum number of students that can be admitted is executed. Results. The model developed is applied in the Engineering School of Universidad del Valle, Colombia, where it was found that 25% more of students could have been admitted, using about 20 % of the capacity that can be potentially used. Conclusion. This methodological model is useful to know the capacity in terms of the number of students an institution can receive. It also facilitates midterm decisions, especially the measurement of the impact of the policies that can be formulated to favor the maximization of the service standards of the institution, and also, for instance, the impact of building new infrastructures.Introdução. O problema de determinar a capacidade das empresas de serviços, é a ausência de metodologias claras. Quanto a instituições acadêmicas, o progresso da pesquisa nesta matéria é ainda menor. A literatura tem uma ampla cobertura de outras questões que afetam a capacidade, tais como programação e planejamento pessoal, instalações e horários, entre outros, sem chegar a medi-la diretamente a capacidade. Objectivo. Criar uma metodologia genérica para determinar a capacidade de um sistema de serviços de ensino (escolas, faculdades, universidades, etc.) em termos do número de alunos que podem ser servido pela infra-estrutura da instituição. Materiais e métodos. Em primeiro lugar, é desenvolvido um método para simular a capacidade utilizada pelos alunos matriculados historicamente. Com esta informação, é executado um modelo de otimização que calcula o número máximo de alunos a admitir. Resultados. O modelo desenvolvido é aplicado na Faculdade de Engenharia da Universidade do Vale - Colômbia, onde foi descoberto que podiam ser registados 25% mais estudantes utilizando cerca de 20% da capacidade que potencialmente podem ser utilizados. Conclusão. Este modelo metodológico é útil para conhecer a capacidade em termos de número de alunos que podem ser servidos por uma instituição, também permite tomada decisões ao médio prazo, especialmente medir o impacto das políticas formuladas no sentido de maximizando do nível de serviço da instituição, tais como o impacto da construção de novos espaços físicos.Introducción. El problema de la determinación de la capacidad en empresas de servicios, es la no existencia de metodologías claras. En cuanto a las instituciones académicas, los avances de investigación sobre el asunto son aún más reducidos. La literatura ha abarcado ampliamente otros problemas que afectan a la capacidad, así como la programación y planificación del personal, instalaciones y horarios sin llegar directamente a medir capacidad. Objetivo. Crear una metodología genérica para determinar la capacidad de un sistema de servicios educativos (escuelas, colegios, universidades, etc), en términos de la cantidad de estudiantes a atender con la infraestructura de la institución. Materiales y métodos. Primero, se desarrolla una metodología para simular la capacidad utilizada por los alumnos matriculados históricamente, posteriormente, con esta información, es ejecutado un modelo de optimización que calculará el número máximo de estudiantes a admitir. Resultados. El modelo desarrollado se aplica en la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Valle - Colombia, donde se encontró que podría ser inscrito un 25 % más de estudiantes nuevos empleando alrededor del 20 % de la capacidad que potencialmente se puede utilizar. Conclusión. Este modelo metodológico es útil para conocer la capacidad en términos del número de estudiantes a atender por una institución, asimismo permite tomar decisiones en el mediano plazo, en especial medir el impacto de políticas a formular en pro de la maximización del nivel de servicio de la institución, como por ejemplo el impacto de la construcción de nuevos espacios físicos