Operational planning capacities associated with profitability of service companies. A system dynamics approach

Context: Capacity planning is one of the critical elements in business decisions at any level since it is possible to respond to the fluctuating needs of the market through its correct configuration and allocation. As in most decisions in the field of Industrial Engineering, in the processes of planning and programming of the capacity of the productive systems, there are some aspects that cannot be left aside: the costs related to each configuration, the relationship between the variables of allocation of resources, and the response to the requirements of the clients; these constitute the basis of the models applied in the processes related to the capacities in the organizational systems.Method: A model was developed using systems dynamics, which allows to determine the number of personnel to respond to changes in demand; the best use of the capacity of the resources assigned to the service provision was sought according to the profitability of the business unit; and the behavior of the demand for services was simulated based on historical data on the behavior of the system.Results: The proposed model allows to identify the capacities, and their respective calculations, involved in the modeling. In addition, it is possible to contrast the behavior of the model (which seeks to maximize the use of available capacity by seeking the best configuration in the allocation of resources) without neglecting the profitability of the operation. This is of interest for the planning of the system, considering the costs associated with the underutilization of the work force or the insufficient provision of the service to the client.Conclusions: The model presented in this research is a proposal for the analysis of operational capacities in service providers that have several variables to consider, such as the use of human resources, the demand for diverse services attended by specialized personnel, different work days, and the use of specific facilities. The search for the best configuration of the resources involved in this service provision allows companies to continually inquire about obtaining better rates of use and profitability.Contexto: La planeación de capacidades constituye uno de los elementos críticos en las decisiones empresariales a cualquier nivel ya que por medio de su correcta configuración y asignación se logra responder a las necesidades fluctuantes del mercado. En los procesos de planeación y programación de la capacidad de los sistemas productivos, como en la mayoría de las decisiones en el campo de ingeniería industrial, no se pueden dejar a un lado los costos relacionados con una configuración u otra, la relación entre las variables de asignación de recursos y la respuesta a los requerimientos de los clientes, que constituyen el fundamento de los modelos aplicados en los procesos relacionados con las capacidades en los sistemas organizacionales.Método: Se elaboró un modelo empleando una dinámica de sistemas, la cual permite determinar la cantidad de personal que responde a los cambios en la demanda. Se buscó la mejor utilización de la capacidad de los recursos asignados a la prestación del servicio según la rentabilidad de la unidad de negocio. A partir de datos históricos del comportamiento del sistema, se simuló el comportamiento de la demanda de servicios.Resultados: El modelo planteado permite identificar las capacidades involucradas y su cálculo en el modelamiento; además, se logra contrastar el comportamiento del modelo, el cual, mediante la búsqueda de la mejor configuración en la asignación de recursos, persigue el objetivo de maximizar la utilización de la capacidad disponible, sin dejar de lado la rentabilidad de la operación. Lo que resulta de interés para la planeación del sistema, dados los costos asociados a la subutilización de la fuerza de trabajo o la prestación insuficiente del servicio al cliente.Conclusiones: El modelo se establece como una propuesta para el análisis de capacidades operativas en empresas prestadoras de servicios que contemplen recurso humano para su ejecución, en donde se presente una demanda de servicios de diversos tipos para ser atendida por personal especializado, en diferentes jornadas de trabajo y mediante el uso de instalaciones específicas. La búsqueda de la mejor configuración de los recursos involucrados en dicha prestación de servicio permite a las empresas de este sector la continua indagación sobre la obtención de mejores índices de utilización y rentabilida