Creating a strategic performance measurement system for corporate real estate management

Käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtaminen on kiinteistöjohtamista sellaisessa yrityksessä, jonka ydinliiketoiminta on jotain muuta kuin kiinteistöliiketoimintaa. Käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen keskeisin tehtävä on ydinliiketoiminnan tavoitteiden tukeminen. Tämän tutkimuksen tavoitteena on kuvata, miten käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamiselle luodaan strateginen suorituskykymittaristo. Tutkimuksen teoriaosassa käydään läpi olemassa olevaan kirjallisuuteen perustuen suorituskyvyn mittaamista ja etenkin käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen suorituskyvyn mittaamista. Vaikka organisaatioiden strategisen suorituskyvyn mittaamista on tutkittu paljon, niin kirjallisuudesta ei löydetty yhtään kattavaa ja testattua mallia sille, miten juuri käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen suorituskykymittaristo tulisi luoda. Tätä teoriasta löytynyttä aukkoa tämä tutkimus ja etenkin sen empiriaosa pyrkii täyttämään. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena. Toimintatutkimuksessa testattiin tutkimuksen teoriaosan pohjalta luotua käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen suorituskykymittariston rakentamisen prosessimallia. Prosessimallia noudattaen toimintatutkimuksen kohdeyritykselle rakennettiin kiinteistöjohtamisen strateginen suorituskykymittaristo. Tutkija toimi kohdeyrityksen mittaristoprojektinvetäjänä ja teki samalla tutkijan roolissa havaintoja suunnitteluprosessin eri vaiheista ja prosessissa käytettyjen menetelmien toimivuudesta. Tutkijan suunnitteluprosessin aikana tekemät muistiinpanot muodostivat tutkimuksen aineiston, joka analysoitiin sisällönanalyysin keinoin. Tutkimuksen tuloksena syntyi yksityiskohtainen aikaisempaan tutkimukseen ja käytännön testaukseen perustuva kuvaus ja malli siitä, miten käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen strateginen suorituskykymittaristo tulisi rakentaa. Tätä työtä voidaan käyttää käytännön ohjeena käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen suorituskykymittaristoa rakennettaessa. Työssä kuvataan koko mittariston rakentamisprosessi ja otetaan aikaisempia malleja selvemmin kantaa eri henkilöiden rooleihin ja tehtäviin mittariston rakentamisprosessissa sekä esitetään toimivia menetelmiä prosessin eri vaiheisiin. Malli myös korostaa tietojärjestelmien kartoittamisen ja kehittämisen merkitystä aikaisempia malleja enemmän. Koska käyttäjäorganisaation kiinteistöjohtamisen keskeisin tehtävä on ydinliiketoiminnan tavoitteiden tukeminen, tuo malli selkeästi esiin käyttäjäorganisaation näkemysten huomioimisen tärkeyden niin mittariston rakentamisprosessissa kuin itse mittaamisessakin.Corporate real estate management (CREM) concerns the management of property assets of corporates that do not primarily operate in the real estate business. The main purpose of corporate real estate management is to support the core business objectives. The aim of this study is to describe how a strategic performance measurement system for corporate real estate management (CREM) should be created. The theoretical framework presents existing literature on performance measurement and especially the performance measurement of CREM. Although there is plenty of research on strategic performance measurement of organizations, no comprehensive and tested model of how exactly the CREM performance measurement system should be created was found. This research, and especially its empirical part, is trying to fill this gap found in the theory. The empirical part of the research was conducted as a qualitative action research. A process model of how to build a CREM performance measurement system was created based on the theoretical framework. The model was then tested in the action research by building a CREM measurement system for the case company. The researcher acted as a project manager of the case company's measurement system project and at the same time made observations as a researcher on the different phases of the design process and the functionality of the methods used in the process. The notes made by the researcher during the design process formed the research material that was analysed using content analysis. As a result of this study, a detailed description and a process model of how to build a strategic performance measurement system for the use of CREM was created. This study can be used as a practical tool when building a CREM measurement system as it describes the entire process of building a measurement system and unlike previous models takes a clear stand on the roles and responsibilities of each stakeholder in the process. The model also presents functioning methods for different phases of the process and emphasizes the role of information systems. Since the main purpose of corporate real estate management is to support the core business objectives, the model emphasizes the importance of taking the views of the core business into account, both in the process of building the measurement system and in the measurement process itself