Case study - balanced scorecard targets

Dissertação de Mestrado, Finanças Empresariais, Faculdade de Economia, Universidade do Algarve, 2014The major question is “Are target properly defined for transparency?” To answer that question it was necessary to do a case study, based on the balance scorecard of an Algarve’s company. Through this analysis, it is possible to confirm the premises presented by several authors, in particular those who believe in the role of transparency to reduce information asymmetries (as Jensen and Meckling’s, 1976), as support for the practice of good governance - corporate governance and management control were the start line for the literature review. To study this issue we have to evaluate all the targets included in the Balanced Scorecard of the company, because we think that it was possible to determine if the contribution of those definitions are a significant issue to create high level of transparency. In this evaluation we have concluded that the company, meanwhile the effort made in targets definition, have to create a strategic procedure to build a support for transparency. In the end of this evaluation we have made some proposals to contribute to this process.O presente trabalho pretende demonstrar que a correta implementação dos targets do Balanced Scorecard pode contribuir para a melhoria do nível de transparência em empresas municipais, onde devido à multiplicidade de stakeholders a gestão tem que ter em conta interesses que podem não ser convergentes. A boa governança das organizações é, por isso, crucial na promoção de informação de elevada qualidade, proporcionando a mitigação de assimetrias potencialmente geradoras de conflitos entre os stakeholders. Enquanto pilar fundamental da corporate governance, a transparência é o ponto de partida deste trabalho. A qualidade da informação deve ser o foco das comunicações de cada organização, que deve por isso desenvolver metodologias internas para garantir que esta é clara e verdadeira. O controlo de gestão é uma via para a promoção da boa governança, uma vez que é constituído por diversas ferramentas, que permitem que todos os elementos da empresa se foquem na concretização de objetivos e contribuam dessa forma, para melhorar o nível de transparência da organização. O Balanced Scorecard, enquanto metodologia de monitorização das opções estratégicas das organizações, surge igualmente como uma ferramenta de apoio ao controlo (e como suporte ao desenvolvimento da estratégia empresarial) e, consequentemente, pode contribuir desde corretamente utilizada, para a criação de boas práticas de governança das organizações. A adequada definição de metas (targets), na fase de implementação do Balanced Scorecard, permite que se construa um instrumento que promove informação de qualidade e, por sua vez, transparência na comunicação com todos os stakeholders. Para ilustrar a forma como se pode avaliar o papel dos targets na definição da transparência, recorremos à metodologia do “Estudo de Caso” numa empresa municipal do Algarve. O presente trabalho é composto por uma revisão de literatura, dividida em duas partes. A primeira apresenta os conceitos que envolvem a problemática da transparência no âmbito da Corporate Governance, com referências a Portugal e à Europa. A segunda parte apresenta os conceitos associados ao controlo de gestão, focando-se na metodologia do Balanced Scorecard. Em seguida é apresentada uma caracterização da empresa objeto de estudo, o que permitiu contextualizar a análise tendo em conta a realidade da uma empresa municipal. Para tal foi necessário analisar Planos de Atividade e Relatórios e Contas, correspondentes ao período entre 2008 e 2012, inclusive. A escolha de uma empresa municipal deve-se ao facto de a sua atividade ser complexa. Este tipo de empresa estão enquadradas pela Lei das Finanças Locais e pelo Código das Sociedades Comerciais, uma vez que as suas operações resultam de uma delegação de competências dos municípios em que se inserem. A empresa objeto de estudo, apesar de ser maioritariamente detida por um município algarvio (51% do capital social), conta com a participação de um grupo privado no seu capital social (49%), o que lhe introduz uma diversidade de stakeholders, que não é fácil de encontrar noutros contextos empresariais. A empresa é responsável pelo abastecimento de água e tratamento de águas residuais, pela recolha de resíduos sólidos urbanos, pela manutenção de infraestruturas (desde espaços verdes até obras públicas) e pela ocupação de espaço público, podendo por isso cobrar taxas e definir os preços dos serviços prestados. Contudo, os seus objetivos não se resumem à mera prestação destes serviços, pelo que a empresa assume um compromisso de responsabilidade ambiental, ambicionando ser uma cidade do futuro, diferenciada pela mobilidade, segurança e qualidade de vida, conforme mencionado pela mesma nos Planos de Atividades e Orçamentos de 2010, 2011 e 2012. Outra das caraterísticas a salientar é a multiplicidade de stakeholders, quer no interior da empresa (detentores do capital, administrador delegado, diretores das unidades de negócio, colaboradores de cada área de negócio), quer no exterior (clientes, fornecedores, residentes, proprietários não residentes, comerciantes, turistas, entidades reguladoras), algo que não é fácil de encontrar neste contexto empresarial. Ao longo do trabalho realizado, foi possível confirmar premissas apresentadas por vários autores (Jensen and Meckling’s (1976)) e, em particular, o papel da transparência na redução das assimetrias de informação e como suporte para o desenvolvimento de práticas de boa governança, aliando a Corporate Governance ao Controlo de Gestão. A discussão, adopta uma metodologia muito especifica, marcada pela objetividade da análise ex-post. A análise é realizada por departamento, exporgando os indicadores que não tinha medição, logo não tinham target. Para cada target houve uma comparação entre períodos temporáis e com targets semelhantes. Após a análise dos targets foi possível indicar, na nossa opinião, quais os aspetos essenciais a ter em conta na sua definição no sentido de fomentar a transparência no seio da organização. Verificamos que, para cada indicador, deve existir apenas um target que deve ser coerente e ter uma periodicidade regular e uma revisão permanente. Tal significa que se o indicador for calculado mensalmente, deve existir uma meta para cada mês e devem ser coerente entre períodos (entre meses), refletindo os objetivos demarcados pelo mapa estratégico. Não é obrigatório que o target corresponda ao valor ótimo do indicador, nem ao valor imposto pela entidade reguladora dessa área de atuação, mas sim que correspondam ao valor que a empresa consegue atingir com os recursos que tem disponíveis, garantindo a sustentabilidade do mesmo ao longo do tempo e a transparência da informação. Surgere-se como ferramenta de construção a utilização do benchmarking, pois permite que a empresa tenha fontes de comparação adequadas, como os seus concorrentes (o que lhe permite ser mais competitiva) ou mesmo os seus fornecedores (para aferir se o outsourcing é uma alternativa a considerar). Contudo, esta informação apresenta custos elevados na maior parte dos casos. A análise de custo-benefício deve ser a base da decisão, pois podem existir outras fontes de informação que permitam construir metas sólidas para o mesmo indicador. Cabe à organização decidir quanto dos seus recursos financeiros tem disponível para este género de aquisições. Defende-se neste trabalho que a correta definição de metas (targets) para cada um dos indicadores que compõe o Balanced Scorecard é um veículo para assegurar a transparência no seio de uma organização