APC management in institutional repositories

Management of publication charges is one of the big challenges at scientific institutions. Due to the significant increase of publications that are funded via article processing charges in the gold open access area, a neccessity arises to establish systems for handling these. Beyond simple management of the charges, a general goal should be to increase the visibility of the publications as well as of the research output of the affiliate institutions. Thus it seems logical that especially publications that were published at substantial costs should be accessible via the originating institutions themselves. Usually, this involves institutional open access repositories. In some cases, e.g. among the JOIN² partners, these repositories are at the same time the relevant source for scientific reporting and the institutional bibliography. As these systems already process high-quality article-level bibliographic data, it seems reasonable to use these systems to manage and monitor article processing charges as well. This also reduces redundancies and inconsistencies while increasing completeness. Furthermore, the usage of well-known repository software allows for an easy data exchange and re-use via standardized, established interfaces. For example, OAI-PMH can be used to make publication charges available for aggregation in an automatized manner, e.g. by OpenAPC, which helps promote market transparency. At approximately the same time, these conclusions were drawn independently at the university library Regensburg and at JOIN². We introduce the respective solutions based on EPrints in Regensburg and INVENIO at JOIN² and show procedures for automatized data delivery to OpenAPC.Die Verwaltung von Publikationsgebühren stellt viele Hochschulen und Forschungseinrichtungen vor große Herausforderungen. Durch die deutliche Zunahme von Publikationen, die im Bereich Gold Open Access über Article Processing Charges finanziert werden, besteht die Notwendigkeit eines Systems, um diese zu organisieren. Neben der reinen Verwaltung der Gebühren sollte ein weiteres Ziel in der Erhöhung der Sichtbarkeit sowohl der Publikationen als auch der Forschung an den eigenen Einrichtungen bestehen. Es ist daher naheliegend, dass insbesondere die Publikationen, für die größtenteils nicht unbeträchtliche Mittel aufgewendet werden, auch an der Institution selbst nachgewiesen und zugänglich gemacht werden. Letzteres geschieht in der Regel über das institutionelle Repositorium. In einigen Fällen (wie z.B. bei den JOIN²-Projektpartnern) stellen diese Repositorien gleichzeitig die für das Berichtswesen maßgebliche Publikationsdatenbank oder Hochschulbibliografie dar. Da diese Systeme bereits bibliografische Daten auf Artikelebene präzise abbilden, liegt es nahe, auch die Gebührenzahlungen direkt dort aufzunehmen. Dies erspart Doppelerfassungen, verhindert Inkonsistenzen und verbessert die Vollständigkeit. Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von Repositoriumssoftware die Nachnutzung der Daten über standardisierte Schnittstellen. So können via OAI-PMH Publikationsgebühren offen bereitgestellt und beispielsweise von OpenAPC automatisiert und stets aktuell geharvestet werden, was zu einer Verbesserung der Markttransparenz beiträgt. Zu diesen Schlüssen kamen etwa zeitgleich die Universitätsbibliothek Regensburg und das JOIN²-Projekt. Wir stellen die jeweiligen Lösungen basierend auf EPrints in Regensburg und INVENIO für JOIN² vor und beschreiben die automatisierte Datenlieferung an OpenAPC